Quản Trị 24h

HƯỚNG DẪN CHỌN MẪU TRONG ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Lấy mẫu cho phép đánh giá viên thu thập và đánh giá các bằng chứng về việc thực hiện và duy trì các chuẩn mực đánh giá đã được thiết lập để đưa ra hoặc hỗ trợ cho việc đưa ra kết luận tổng thể về hiệu lực của các quá trình được lấy mẫu là phù hợp hay chưa. Chính vì yếu tố quan trọng này mà quá trình lấy mẫu đánh giá phải đảm bảo tính đại diện cho quá trình đánh giá.

Ngoài tính đại diện cho quá trình đánh giá, thì quá trình lấy mẫu phải bao phủ được phạm vi đánh giá giá, nghĩa là chúng phải đầy đủ cho các sản phẩm hay quá trình được đăng ký trong phạm vi chứng nhận của hệ thống quản lý.

Lấy mẫu là thực hành lấy các hạng mục hoặc đơn vị được chọn từ tổng số các hạng mục hoặc đơn vị. Phương pháp và lý do lấy một số mẫu nhất định hoặc một số lượng mẫu nhất định từ một quần thể phải dựa trên lý thuyết và quy trình lấy mẫu. Các mẫu có thể được lấy từ tổng tập hợp hoặc tổng thể, hoặc quần thể có thể được tách thành các nhóm con gọi là tầng. Tuy nhiên, các tham chiếu rút ra từ việc lấy mẫu một tầng có thể không hợp lệ cho tổng tập hợp.

Để suy ra ý nghĩa thống kê từ bất kỳ mẫu nào, phải đáp ứng hai điều kiện: Tổng thể đang xem xét phải đồng nhất và mẫu phải ngẫu nhiên. Đồng nhất có nghĩa là tổng thể phải đồng đều trong toàn bộ — các phần xấu không được ẩn ở dưới cùng của một tải hoặc nó có thể ám chỉ những điểm tương đồng sẽ tồn tại khi một tải được kiểm tra so với những tải khác từ một thiết lập sản xuất khác. Ngẫu nhiên có nghĩa là mọi mục trong quần thể đều có cơ hội được kiểm tra như nhau. Để đảm bảo điều này, các mẫu có thể được kéo bằng bộ tạo số ngẫu nhiên hoặc phương pháp không chệch khác.

Thông lệ ưu tiên là đánh giá viên đến địa điểm lấy mẫu và chọn mẫu cho cuộc đánh giá. Tuy nhiên, có những tình huống (khoảng cách xa, sự thuận tiện, các tệp tin ở ngoài địa điểm, v.v.) trong đó bên được đánh giá có thể được phép cung cấp tập hợp mẫu, chẳng hạn như trong một tệp, thư mục hoặc nhật ký cho đánh giá viên, người sau đó có thể chọn mẫu. Khi lấy mẫu, đánh giá viên phải ghi lại danh tính của các mẫu được chọn, số lượng trong quần thể mà từ đó các mẫu được lấy (nếu có thể) và số lượng mẫu được chọn để kiểm tra.

Mục tiêu là cung cấp cho ban lãnh đạo những thông tin hữu ích về công ty, với kỳ vọng rằng ban lãnh đạo sẽ hành động dựa trên kết quả được trình bày. Đánh giá viên phải có khả năng đáp ứng các phương pháp lấy mẫu được sử dụng cho Ban Giám đốc là thống kê hoặc phi thống kê, nhưng dựa trên thực tế.

1. Lấy mẫu theo hướng dẫn phụ lục A.6 Lấy mẫu của ISO 19011:2018

1.1. Khái quát Lấy mẫu

Việc lấy mẫu đánh giá được thực hiện khi không thực tế hoặc không hiệu quả về chi phí để kiểm tra tất cả các thông tin sẵn có trong quá trình đánh giá, ví dụ các hồ sơ với số lượng lớn, quá phân tán về mặt địa lý để lý giải cho việc kiểm tra từng hạng mục trong tổng thể. Việc lấy mẫu đánh giá một tổng thể lớn là quá trình lựa chọn dưới 100 % các hạng mục trong tập hợp dữ liệu chung (tổng thể) sẵn có để thu được và đánh giá bằng chứng về đặc tính nào đó của tổng thể, nhằm hình thành kết luận về tổng thể.

Mục tiêu của việc lấy mẫu đánh giá là cung cấp thông tin cho chuyên gia đánh giá để có sự tin cậy rằng các mục tiêu đánh giá có thể hoặc sẽ đạt được.

Rủi ro gắn với việc lấy mẫu là các mẫu có thể không đại diện cho tổng thể từ đó chúng được chọn ra. Do đó, kết luận của chuyên gia đánh giá có thể sai lệch và khác với kết quả sẽ đạt được khi toàn bộ tổng thể được kiểm tra. Có thể có những rủi ro khác tùy thuộc vào sự biến động của tổng thể được lấy mẫu và phương pháp được chọn.

Lấy mẫu để đánh giá thường gồm các bước sau:

  1. a) thiết lập mục tiêu lấy mẫu;
  2. b) chọn mức độ và thành phần của tổng thể được lấy mẫu;
  3. c) chọn phương pháp lấy mẫu;
  4. d) xác định cỡ mẫu cần lấy;
  5. e) tiến hành hoạt động lấy mẫu;
  6. f) tập hợp, đánh giá, báo cáo và lập thành văn bản các kết quả;

Khi lấy mẫu, cần xem xét chất lượng của dữ liệu hiện có, vì việc lấy mẫu trên các dữ liệu không đầy đủ và không chính xác sẽ không cung cấp kết quả hữu ích. Việc lựa chọn mẫu thích hợp cần dựa trên cả phương pháp lấy mẫu và loại dữ liệu cần thiết, ví dụ, để suy đoán về một mẫu hành vi cụ thể hoặc để rút ra những suy luận đại diện cho cả một tổng thể.

Báo cáo về mẫu được chọn có thể tính đến cỡ mẫu, phương pháp lựa chọn mẫu và các ước lượng thu được dựa dựa trên mẫu và độ tin cậy.

Các cuộc đánh giá có thể sử dụng việc lấy mẫu trên cơ sở suy đoán hoặc lấy mẫu theo nguyên tắc thống kê.

 

1.2. Lấy mẫu trên cơ sở suy đoán

Việc lấy mẫu trên cơ sở suy đoán dựa vào năng lực và kinh nghiệm của đoàn đánh giá.

Đối với việc lấy mẫu trên cơ sở suy đoán, có thể xem xét những điều sau:

a) kinh nghiệm từ cuộc đánh giá trước đó trong phạm vi đánh giá;

b) sự phức tạp của các yêu cầu (bao gồm các yêu cầu luật định và chế định) để đạt được các mục tiêu đánh giá;

c) sự phức tạp và tương tác của các quá trình của tổ chức và của các yếu tố của hệ thống quản lý;

d) mức độ thay đổi về công nghệ, yếu tố con người hoặc hệ thống quản lý;

e) các rủi ro đáng kể và cơ hội cải tiến đã được nhận diện trước đó;

f) đầu ra từ việc theo dõi hệ thống quản lý.

Một hạn chế của việc lấy mẫu trên cơ sở suy đoán là có thể không có được ước lượng thống kê về ảnh hưởng của sự không chắc chắn tới các phát hiện và kết luận đánh giá đạt được.

 

1.3. Lấy mẫu thống kê

Khi quyết định sử dụng lấy mẫu thống kê, phương án lấy mẫu cần dựa trên các mục tiêu đánh giá và những gì đã được biết về các đặc tính của cả tổng thể mà từ đó các mẫu được lấy.

Thiết kế lấy mẫu thống kê sử dụng một quá trình chọn mẫu dựa trên lý thuyết xác suất. Lấy mẫu theo nguyên tắc định tính được sử dụng khi với mỗi mẫu, kết quả đầu ra chỉ có thể có hai khả năng (ví dụ đúng/sai hoặc đạt/không đạt). Lấy mẫu dựa theo nguyên tắc định lượng (biến định lượng) được sử dụng khi kết quả đầu ra của mẫu nằm trên một khoảng liên tục.

Phương án lấy mẫu cần tính đến việc liệu các kết quả đầu ra được kiểm tra là dựa theo nguyên tắc định tính hay định lượng. Ví dụ khi đánh giá sự phù hợp của các biểu mẫu đã được điền đầy đủ theo các yêu cầu đã được xác lập trong một quy trình, có thể sử dụng cách tiếp cận định tính. Khi kiểm tra sự xuất hiện các sự cố an toàn thực phẩm hoặc số lần vi phạm an ninh, cách tiếp cận định lượng có thể thích hợp hơn.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến phương án lấy mẫu đánh giá là:

a) bối cảnh, quy mô, tính chất và mức độ phức tạp của tổ chức;

b) số chuyên gia đánh giá có năng lực;c) tần suất các cuộc đánh giá;

d) thời gian của cuộc đánh giá riêng lẻ;

e) mức tin cậy đòi hỏi từ bên ngoài;

f) sự xuất hiện của các sự kiện không mong muốn và/hoặc ngoài dự kiến.

Khi một phương án lấy mẫu thống kê được xây dựng, mức rủi ro của việc lấy mẫu mà chuyên gia đánh giá sẵn sàng chấp nhận là một xem xét quan trọng. Điều này thường được đề cập đến là độ tin cậy chấp nhận được. Chẳng hạn, rủi ro của việc lấy mẫu là 5 % tương ứng với mức tin cậy chấp nhận được là 95 %. Rủi ro của việc lấy mẫu là 5 % có nghĩa là chuyên gia đánh giá sẵn sàng chấp nhận rủi ro là 5 trong số 100 (hoặc 1 trong số 20) mẫu được kiểm tra sẽ không phản ánh các giá trị thực có thể thấy được khi toàn bộ tổng thể được kiểm tra.

Khi sử dụng lấy mẫu thống kê, chuyên gia đánh giá cần lập thành văn bản một cách thích hợp công việc đã được thực hiện. Điều này cần bao gồm cả việc mô tả tổng thể được dự định lấy mẫu, tiêu chí lấy mẫu được sử dụng để đánh giá (ví dụ mẫu được chấp nhận là gì), các thông số và các phương pháp thống kê đã được vận dụng, số lượng mẫu được đánh giá và các kết quả thu được.

Thông thường, kế hoạch lấy mẫu thống kê không bắt buộc đối với các cuộc đánh giá quá trình hoặc hệ thống. Tuy nhiên, có thể cần kiến ​​thức về các phương pháp và kỹ thuật lấy mẫu để đánh giá các quá trình lấy mẫu của bên được đánh giá. Ngoài ra, đánh giá viên cần biết những hạn chế và thành kiến ​​do việc lấy mẫu.

Để cách tiếp cận lấy mẫu được coi là thống kê, phương pháp này phải có lựa chọn ngẫu nhiên các mục cần đánh giá và sử dụng lý thuyết xác suất để đánh giá định lượng kết quả. Việc lấy mẫu hợp lệ về mặt thống kê là cần thiết để định lượng các vấn đề phát sinh từ quy trình hành chính hoặc dây chuyền sản xuất. Lấy mẫu hợp lệ về mặt thống kê cho phép đánh giá viên tuyên bố trong báo cáo đánh giá rằng “chúng tôi tin tưởng 95% rằng tỷ lệ sai lệch tập hợp thực tế nằm trong khoảng từ 1,2% đến 5%.

Vì con số này nhỏ hơn tỷ lệ sai lệch có thể chấp nhận được là 6 phần trăm, nên quy trình kiểm soát dường như đang hoạt động theo quy định. ” Với kỹ thuật lấy mẫu hơi khác, đánh giá viên có thể tuyên bố, “Chúng tôi tin tưởng 95% rằng tỷ lệ sai lệch tập hợp thực là dưới 4,8%, nhỏ hơn tỷ lệ sai lệch có thể chấp nhận được là 6%.” Những con số và mức độ tin cậy này có ý nghĩa đối với quản lý cấp cao hơn là, “Chúng tôi nghĩ rằng có một vấn đề trong việc kiểm soát tài liệu.

Có hai phương pháp chọn mẫu thống kê được sử dụng rộng rãi: lấy mẫu ngẫu nhiên đơn giản và lấy mẫu hệ thống. Lấy mẫu ngẫu nhiên đơn giản đảm bảo rằng mỗi mục trong tổng thể đều có cơ hội được chọn như nhau. Bảng số ngẫu nhiên và chương trình máy tính có thể giúp thực hiện các lựa chọn mẫu. Lấy mẫu hệ thống cũng đảm bảo rằng mỗi mục trong tổng thể đều có cơ hội được chọn như nhau.

Sự khác biệt ở đây là sau khi kích thước mẫu được xác định, nó được chia thành tổng quy mô tập hợp để xác định khoảng thời gian lấy mẫu (ví dụ: mỗi mục thứ ba). Điểm bắt đầu được xác định bằng cách sử dụng một bảng số ngẫu nhiên. Một số chương trình máy tính có sẵn để giúp xác định cỡ mẫu, khoảng thời gian lấy mẫu, điểm bắt đầu và các mẫu thực tế sẽ được đánh giá.

Không khó để gắn các con số vào một công thức và tính toán kết quả. Ban quản lý thích làm việc với những con số có ý nghĩa và đặt ranh giới xung quanh một câu hỏi hoặc tỷ lệ lỗi. Đây là lúc lấy mẫu thống kê.

Với lấy mẫu thống kê, đánh giá viên có thể tuyên bố trong báo cáo đánh giá rằng “chúng tôi có 95% độ tin cậy rằng đơn đặt hàng đang được xử lý chính xác”. Cỡ mẫu phụ thuộc vào mức độ tin cậy và điều mà đánh giá viên muốn xác định.

Đương nhiên, kích thước mẫu càng lớn thì ước tính càng chính xác. Đối với các quần thể nhỏ, kích thước mẫu được hiệu chỉnh. Đánh giá bằng cách lấy mẫu thống kê là phù hợp nhất với đánh giá thuộc tính đơn lẻ. Tuy nhiên, khi mục được đánh giá đã được chọn, nhiều thuộc tính có thể được kiểm tra trong quá trình đánh giá. Một đơn đặt hàng có nhiều thuộc tính có thể được kiểm tra đồng thời. Bằng cách này, một phép tính cho kích thước mẫu có thể được sử dụng để báo cáo về nhiều thuộc tính.

Các tiêu chuẩn (được thảo luận trong phần tiếp theo) hoặc các công thức thống kê nên được sử dụng để xác định cỡ mẫu thích hợp với mức độ tin cậy cần thiết, chẳng hạn như 95% hoặc 99%. Để biết thêm thông tin liên quan đến lấy mẫu thống kê, kế hoạch lấy mẫu Dodge-Romig hoặc Bayesian, và phân phối danh nghĩa, hãy tham khảo trong giáo trình thống kê tổng quát.

 

2. Các phương pháp lấy mẫu khác:

2.1. Lấy mẫu ngẫu nhiên

Về cơ bản, một mẫu ngẫu nhiên được chọn theo cách sao cho mỗi thành viên trong tổng số các hoạt động quy định đều có cơ hội được chọn trong mẫu như nhau.

Đánh giá viên sử dụng phương pháp lấy mẫu phức tạp để cố gắng thu thập thông tin từ mẫu đại diện của tổng thể. Các mục được chọn không có chủ ý thiên vị và với mục tiêu đại diện cho toàn bộ tập hợp. Đánh giá viên có thể yêu cầu xem các báo cáo thiếu hụt trên bàn của điều phối viên. Các báo cáo này có thể được hợp lý hóa là ngẫu nhiên và đại diện cho tổng thể. Đánh giá viên có thể yêu cầu 10 báo cáo thiếu hụt, mỗi dòng có hai báo cáo và sẽ yêu cầu là người chọn chúng. Điều này có thể được hợp lý hóa khi loại bỏ sự thiên vị khi điều phối viên chọn mẫu. Mặt chuyên nghiệp của lấy mẫu ngẫu nhiên là có thể dễ dàng chọn mẫu, do đó việc đánh giá có thể được hoàn thành nhanh chóng hơn. Có ít thời gian chuẩn bị hơn, giúp bạn có thể thực hiện nhiều cuộc đánh giá hơn.

Mặt trái của lấy mẫu ngẫu nhiên có thể vượt trội hơn lợi thế của nó. Nếu điều phối viên đang xem xét các báo cáo thiếu sót cho một bộ phận cụ thể tại thời điểm đánh giá viên bước vào, kết quả đánh giá sẽ cho thấy bộ phận này có số lượng thiếu sót không tương xứng khi so sánh với các bộ phận khác trong mẫu. Đánh giá viên có thể chọn các báo cáo thiếu sót mà họ để mắt đến vì một số lý do không xác định, do đó đưa ra một sai lệch không xác định. Lấy mẫu phức tạp là cách tiếp cận dễ dàng để lấy mẫu, nhưng kết quả có thể không phản ánh tất cả các phòng ban, dây chuyền, hạng mục, con người, vấn đề hoặc vô số các vấn đề cần xem xét khác. Các kết quả không có giá trị về mặt thống kê và các khái quát về tổng tập hợp cần được thực hiện hết sức thận trọng. Kết quả của việc lấy mẫu lộn xộn rất khó để bảo vệ một cách khách quan.

Trong tất cả các phương pháp lấy mẫu đánh giá không thống kê, phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên được cho là tồi tệ nhất.

Lấy mẫu ngẫu nhiên này có hai cách tiếp cận, một là tiếp cận xuôi quá trình và hai là tiếp cận ngượi quá trình.

  • Lấy mẫu tiếp cận xuôi quá trình: là lấy mẫu bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng ở phòng kinh doanh hoặc bộ phận tiếp nhận đơn hàng, sau đó đánh giá theo một mạch các hoạt động từ mua hàng/kiểm soát nhà cung cấp thuê ngoài –> quá trình tạo sản phẩm –> thông qua sản phẩm và giao hàng cho lô này. Để làm được điều này, đầu tiên bạn phải yêu cầu phòng kinh doanh cho bạn danh sách các đơn hàng hay hợp đồng, sau đó bạn chọn ngẫu nhiên một khách hàng trong đó.
  • Lấy mẫu tiếp cận ngược quá trình: quá trình bắt đầu từ một đơn giao hàng từ bộ phận giao hàng hoặc một sản phẩm đang tồn trong kho. Bạn tiến hành đánh giá truy vết ngược từ bộ phận kho –> thông quan sản phẩm –> quá trình tạo sản phẩm –> đến quá trình mua hàng và thuê ngoài –> tiếp nhận đơn hàng / thỏa mãn khách hàng. Để làm được điều này phòng ban đầu tiên bạn đánh giá là hoạt động giao hàng, bạn yêu cầu cho các danh sách giao hàng trong tháng và chọn ngẫu nhiên 1 mẫu khách hàng để truy vết; nếu bạn chọn mẫu ngẫu nhiên tại kho bảo quản thành phẩm thì khi site tour nhà xưởng, bạn vào kho chọn một lô hàng trong kho và yêu cầu họ truy vết hồ sơ ngược quá trình.

 

2.2. Lấy mẫu theo mục tiêu

Chọn mẫu theo mục tiêu loại bỏ một yếu tố ngẫu nhiên bằng cách tập trung vào các đối tượng được xác định cụ thể trong tổng các mẫu. Những đối tượng như vậy thường được chọn dựa trên hồ sơ rủi ro và thường bao gồm các hoạt động có khối lượng lớn hoặc giá trị lớn. Thông thường, nhắm mục tiêu sẽ xảy ra sau một phân tích ban đầu xác định phạm vi kết quả mong đợi.

Các cân nhắc thực tế liên quan đến các nguồn sẵn có cũng có thể quyết định mục tiêu của một mẫu. Ví dụ, có thể cần thực hiện một số cuộc kiểm tra thực tế tại các địa điểm cụ thể để giảm thiểu thời gian và yêu cầu đi lại đối với đánh giá viên nội bộ.

Khi sử dụng phương pháp lấy mẫu có mục tiêu, có thể không thể suy ra rằng các kết quả phát hiện có thể áp dụng cho toàn bộ toàn bộ mẫu.

Trong thực tế, một số cách lấy mẫu theo mục tiêu:

  • Lấy mẫu tỷ trọng lớn: trong thực tế, phạm vi sản xuất có rất nhiều sản phẩm, hoặc có rất nhiều khách hàng, thì Lấy mẫu theo tỷ trọng lớn được áp dụng. Ví dụ bạn có 5 sản phẩm A, B, C, D, E trong phạm vi sản xuất, trong đó sản phẩm A chiếm gần 70 %, B chiếm 15%, C chiếm 7%, D 5%, E 3% sản lượng sản xuất trong năm thi bạn chọn sản phẩm A và B đánh giá. Tương tự khách hàng cũng vậy, khách hàng nào chiếm doanh số lớn chọn đánh giá;
  • Lấy mẫu theo điểm yếu: phương pháp này dựa trên nguyên tắc là tấm ván thấp nhất quyết định sức chứa của thùng, vì vậy một số đánh giá viên dựa vào yếu tố này để làm cơ sở lấy mẫu. Để thực hiện điều này bạn có thể yêu cầu phòng kinh doanh đưa ra danh sách các khiếu nại liên quan đến sản phẩm, sau đó bạn chọn một khiếu nại nào điển hình hay nghiêm trọng và tiến hành truy vết hết nguyên quá trình tạo sản phẩm liên quan đến khiếu nại đó. Một cách khác là bạn yêu cầu phòng sản xuất hay phòng QC cung cấp danh sách sản phẩm không phù hợp, từ danh sách này bạn chọn ra một lô sản phẩm và tiến hành đánh giá truy vết suốt quá trình tạo sản phẩm. Một cách khác nữa là dựa vào danh sách trả về hoặc thu hồi để lấy thông tin lô hàng và thực hiện truy vết.
  • Lấy mẫu theo yếu tố rủi ro: phương pháp này dựa trên yếu tố rủi ro của từng sản phẩm hoặc quá trình. Ví dụ: trong 3 sản phẩm trong phạm vi chứng nhận, bạn thấy 2 sản phẩm đóng trong bao bì kính đã tiệt trùng và một sản phẩm để trong bao bì kính chỉ thanh trùng, thì đó thì sản phẩm thanh trùng có rủi ro nhiễm trùng cao hơn, vì vậy chọn mẫu này. Hay trong các sản phẩm thì có một sản phẩm có một quá trình đòi hỏi kỹ thuật cao và dễ mắc sai lằm thì bạn có thể chọn yếu tố này.

Một loại hình lấy mẫu thuộc lấy mẫu theo mục tiêu là lấy mẫu theo xét đoán.

Đánh giá viên có thể sử dụng phương pháp lấy mẫu theo xét đoán để có được ý tưởng khá tốt về những gì đang xảy ra, mặc dù kết quả không có giá trị thống kê. Trong cách tiếp cận đầu tiên, đánh giá viên chọn các mẫu dựa trên đánh giá tốt nhất của họ về những gì được cho là để đưa ra bức tranh đại diện về tập hợp. Các mẫu này được chọn dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ của đánh giá viên. Thường thì những mẫu này được lấy từ các khu vực mà công ty có rủi ro lớn nhất, chẳng hạn như các đơn đặt hàng có giá trị cao, đơn đặt hàng đặc biệt hoặc đơn đặt hàng quan trọng. Đánh giá viên có thể đã biết từ quá khứ (các cuộc đánh giá trước đây) rằng các vấn đề đã tồn tại trong bộ phận A, hoạt động C, và với kiến ​​thức này, đánh giá viên sẽ kiểm tra lĩnh vực đó trong một cuộc đánh giá. Trong lấy mẫu xét đoán, đánh giá viên cũng có thể quyết định xem xét tất cả các đơn đặt hàng trên 2 triệu đô la hoặc tất cả các đơn đặt hàng dành cho việc lắp đặt trên máy bay quân sự. Nếu phát hiện có vấn đề, đánh giá viên sẽ kiểm tra các mẫu bổ sung để xác định mức độ của vấn đề tức thời.

Trong cách tiếp cận thứ hai (nghĩa là xem xét tất cả các đơn đặt hàng trên 2 triệu đô la), quy trình hoặc hệ thống đã đạt đến độ chín muồi và rất ít vấn đề được xác định trong một cuộc đánh giá chung bằng kỹ thuật lấy mẫu ngẫu nhiên. Sau đó, công ty có thể quyết định đánh giá tất cả các lĩnh vực mà các vấn đề đã được xác định, với mục đích xác định xem hoạt động có thể được cải thiện vượt quá mức hiện tại hay không. Ngành công nghiệp hạt nhân và một số ngành công nghiệp khác đã đạt đến thời điểm này và bắt đầu dựa vào việc lấy mẫu phán đoán để xác định các khu vực cần cải thiện.

Mặt chuyên nghiệp của lấy mẫu xét đoán rất rộng rãi. Đánh giá viên tập trung vào các lĩnh vực mà các vấn đề trước đây đã được phát hiện và sửa chữa. Các khu vực và hoạt động có rủi ro cao trong lịch sử đã nhận được sự quan tâm nhiều nhất từ ​​ban quản lý. Bằng cách thực hiện lấy mẫu xét đoán, đánh giá viên sẽ cung cấp thông tin về các lĩnh vực được Ban Giám đốc quan tâm. Lấy mẫu theo phán đoán cho phép các công ty tập trung nỗ lực vào những cải tiến cụ thể hơn là đánh giá chung chung. Nó cho phép đánh giá viên sử dụng hiệu quả hơn thời gian của mình trong quá trình đánh giá. Và cuối cùng, việc lựa chọn mẫu đánh giá tương đối đơn giản, do đó có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị và thực hiện đánh giá.

Mặt trái của lấy mẫu xét đoán là các kết quả không có giá trị thống kê hoặc không thể bào chữa một cách khách quan. Lấy mẫu theo phán đoán dễ bị lạm dụng thông qua trả đũa (chọn một nhóm để đánh giá chi tiết vì một số hành động trước đó).

Việc chọn mẫu theo phán đoán khiến đánh giá viên tiếp tục tập trung vào các khu vực đã phát hiện ra các vấn đề trước đây. Thực tế là một đánh giá viên tập trung vào một lĩnh vực có thể sẽ tìm thấy các vấn đề được ghi lại và báo cáo. Một luật bất thành văn về đánh giá là “nếu chúng tôi tìm kiếm nó, chúng tôi sẽ tìm thấy nó.” Nếu các đánh giá viên tiếp tục chỉ tập trung vào các khu vực phát hiện ra vấn đề, logic sẽ đưa họ đến cực điểm khi họ luôn kiểm tra cùng một thứ. Do đó, một số khu vực nhất định sẽ được coi là nguyên sơ, trong khi những khu vực khác sẽ được coi là không đủ năng lực nhất quán. Lấy mẫu thống kê là cần thiết để cung cấp đường cơ sở mà từ đó có thể tiến hành đánh giá thêm bằng cách sử dụng lấy mẫu xét đoán.

 

2.3. Lấy mẫu kết hợp giữa phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên và lấy mẫu theo mục tiêu

Có thể kết hợp lấy mẫu ngẫu nhiên và lấy mẫu theo mục tiêu để phát huy đầy đủ tính mạnh của hai phương pháp. Sau khi ta chọn được mục tiêu lấy mẫu, sau đó chúng ta tiến hành bốc mẫu ngẫu nhiên các sản phẩm.

Ví dụ: sau khi phỏng vấn lãnh đạo cho thấy hàng trả về thuộc nhóm A, tức là nhóm sản phẩm này có rủi ro cao. Sau đó bạn đi site tour vào kho lấy một sản phẩm nhóm A trong kho để đánh giá truy vết.

 

2.4. Lấy mẫu theo khối

Đánh giá viên có thể sử dụng lấy mẫu theo khối hoặc lấy mẫu theo cụm để có được bức tranh khá tốt về tập hợp, nếu các khối được chọn theo cách thống kê. Điều này đòi hỏi phải chọn nhiều khối trước khi thu được đại diện chính xác của tổng tập hợp và thường sẽ kiểm tra nhiều mục hơn so với khi chọn mẫu thống kê ngay từ đầu. Thông thường, đánh giá viên không sử dụng lấy mẫu khối trong quá trình đánh giá nhưng sử dụng rộng rãi sau khi đã xác định được vấn đề.

Đánh giá viên và những người khác sử dụng lấy mẫu khối khi cố gắng xác định thời điểm hoặc cách thức một vấn đề đã xác định trước đó bắt đầu, kết thúc hoặc cả hai. Ví dụ: nếu một vấn đề bắt đầu xảy ra vào tháng 5, đánh giá viên có thể kiểm tra tất cả các khoản mục được thực hiện hoặc xử lý trong tháng 5 để cố gắng xác định thời điểm vấn đề bắt đầu và liệu nó có còn xảy ra hay không. Nếu vấn đề với việc hiệu chuẩn các cân được xác định, mọi số dư có thể được kiểm tra để xác định thời điểm sự cố bắt đầu và liệu nó chỉ ảnh hưởng đến những người trong một tòa nhà hay trong một bộ phận. Một số có thể nhận ra những hoạt động này là những hoạt động điều tra được thực hiện sau khi xác định một vấn đề. Lấy mẫu khối cũng được sử dụng trong các hành động điều tra.

Mặt chuyên nghiệp của lấy mẫu khối là nó cho phép các phán đoán hợp lệ về mặt thống kê về khối được kiểm tra. Với một số lượng đủ lớn các khối được chọn ngẫu nhiên bằng cách sử dụng cùng một tiêu chí lựa chọn, có thể đưa ra các phán đoán hợp lệ về mặt thống kê về tổng tập hợp. Các khối đơn lẻ cho phép đánh giá viên thu hẹp nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề đã được xác định trước đó bằng cách tập trung điều tra vào lĩnh vực quan tâm. Các khối đơn lẻ cũng cho phép đánh giá viên nhận ra một vấn đề có thể xảy ra với một máy hoặc một quy trình cụ thể.

Mặt trái của lấy mẫu khối là nó yêu cầu lấy mẫu một số lượng lớn các mục — thậm chí nhiều hơn các mẫu được chọn theo thống kê — trước khi có thể đưa ra các phán đoán về tổng tập hợp. Đánh giá viên thường muốn nhiều hơn là chỉ thông tin về một khối thời gian, sản phẩm hoặc địa điểm cụ thể. Đánh giá viên muốn có thể cung cấp cho ban giám đốc những tuyên bố đáng tin cậy về toàn bộ tập hợp. Vì lý do này, lấy mẫu khối thường không được sử dụng trong quá trình đánh giá để xác định các vấn đề.

Nếu có thể, nên tránh lấy mẫu ngẫu nhiên. Lấy mẫu khối có hiệu quả trong việc xác định các vấn đề và có thể đưa ra kết luận hợp lệ về mặt thống kê về khối được đánh giá; nhưng kết luận về tổng tập hợp đòi hỏi nhiều công việc hơn. Lấy mẫu xét đoán có hiệu quả trong việc tập trung các nỗ lực của đánh giá viên và xác định các lĩnh vực cần cải tiến trong một chương trình tương đối trưởng thành. Công việc của đánh giá viên là biết phương pháp nào là tốt nhất để thu thập thông tin cần thiết.

 

2.5. Lấy mẫu theo tiêu chuẩn (lấy mẫu chấp nhận)

Trong phần này, ba thủ tục lấy mẫu được thảo luận để áp dụng cho đánh giá:

  • ANSI / ASQ Z1 4-2008: Quy trình lấy mẫu và bảng để kiểm tra theo thuộc tính
  • ASQC Q3-1998: Các quy trình và bảng lấy mẫu để kiểm tra các lô cô lập theo thuộc tính

 

ANSI / AQS Z1.4-2008 KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG VÀ SỬ DỤNG

ANSI / ASQC Z1.4-2008 là phiên bản sửa đổi và cập nhật của MIL- STD-105 cũ.

Tiêu chuẩn này giả định rằng các lô riêng biệt được rút ra từ một quá trình và được lấy mẫu riêng biệt. Quá trình AQL là một yếu tố để xác định cỡ mẫu trong trường hợp này. Trong đánh giá, chúng tôi muốn biết tỷ lệ sai sót tối đa, được chuyển thành mức chất lượng giới hạn (LQL) cho các tiêu chuẩn. Bảng VI- A và VII- A của ANSI / ASQ Z1.4-2008 cung cấp LQL là phần trăm không phù hợp với xác suất chấp nhận lần lượt là Pa = 10% và 5%. Pa = 10% có nghĩa là chỉ có 10% cơ hội là chúng tôi sẽ chấp nhận rất nhiều với phần trăm không phù hợp lớn hơn LQL được chỉ định của chúng tôi.

Ví dụ: giả sử rằng chúng tôi muốn LQL 10% cho lô của mình với Pa = 10% trở xuống và AQL là 1,5% cho một loạt lô. Nhập

 Kích thước mẫu ANSI / ASQ Z1.4-2008 là 50, và chúng tôi có thể chấp nhận lô có hai vấn đề được lưu ý nhưng phải loại bỏ lô nếu có ba vấn đề được ghi nhận. Cỡ mẫu là 50 ngụ ý rằng tập hợp của chúng ta xấp xỉ 500 (N lớn hơn hoặc bằng 10n). Nếu tập hợp ít hơn 500, chúng ta cần sử dụng các tính toán được trình bày trong “Lấy mẫu phân tầng theo tỷ lệ” trong chương này.

Tiếp tục với ví dụ, chúng ta cần chọn một mẫu ngẫu nhiên gồm 50 mặt hàng.

Các chương trình tạo số ngẫu nhiên trên máy tính hoặc bảng số ngẫu nhiên cung cấp phương pháp lựa chọn cho mẫu của chúng tôi. Khi hoàn thành, giả sử kết quả là chấp nhận được, chúng ta có thể nói rằng có 90% xác suất thuộc tính được đánh giá có phần trăm lỗi nhỏ hơn 10%. Khi làm việc với các yêu cầu rất chính xác, chẳng hạn như AQL thấp và LQL thấp, chúng ta cần sử dụng các đường đặc tính vận hành để xác định sự phân biệt mong muốn. Các đường đặc tính hoạt động không chính xác khi làm việc trong lĩnh vực này. Điều này đưa ra tiêu chuẩn thứ hai áp dụng cho đánh giá, ASQC Q3-1998.

 

ASQC Q3-1998 KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG VÀ SỬ DỤNG

ASQC Q3-1998 được thiết kế cho các lô biệt lập và sử dụng hàm xác suất siêu đại. Điều này thậm chí còn áp dụng trực tiếp cho các cuộc đánh giá hơn ANSI / ASQC Z1.4-1993. ASQC Q3-1998 cũng sử dụng chất lượng giới hạn do khách hàng chỉ định (LQ) làm cơ sở cho các cỡ mẫu. Mục tiêu là có xác suất rất thấp để chấp nhận (Pa) một lô có phần trăm không phù hợp bằng hoặc tệ hơn LQ. ASQC Q3-1998 liên kết trở lại ANSI / ASQ Z1.4-2008 để AQL cung cấp một sự tương đồng hoặc tham chiếu chéo.

 

3. ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP LẤY MẪU

Phương pháp

Sự miêu tả

Ưu điểm

Nhược điểm

Ứng dụng

Phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên theo thống kê

Lấy mẫu ngẫu nhiên

 

Sử dụng bảng hoặc trình tạo số ngẫu nhiên và sơ đồ lấy mẫu

Đảm bảo rằng mỗi mục trong tập hợp đều có cơ hội được chọn như nhau

Cần một thời gian để phát triển chương trình và chọn mẫu

Sử dụng khi cần kết luận về một tập hợp

Lấy mẫu hệ thống

 

Các mẫu cách đều nhau dựa trên kích thước mẫu

 

Đảm bảo rằng mỗi mục trong tập hợp đều có cơ hội được chọn như nhau; bảng mẫu ngẫu nhiên không bắt buộc

Cần một thời gian để phát triển chương trình và chọn mẫu

 

Sử dụng khi cần kết luận về một tập hợp

Phương pháp lấy mẫu phi thống kê

 

Lựa chọn lộn xộn

 

 

Đánh giá viên chọn mẫu bằng phương pháp lựa chọn riêng

Lựa chọn dễ dàng, nhanh chóng và ít yêu cầu lập kế hoạch

 

Không thể đưa ra khái quát về tổng tập hợp

 

Sử dụng cho hệ thống được cho là có ít lỗi; sử dụng khi thời gian lập kế hoạch ngắn

Lựa chọn khối (còn được gọi là lấy mẫu cụm)

 

Người đánh giá chọn tất cả các mục trong một khoảng thời gian cụ thể, trên một số tiền được chỉ định, v.v.

Lựa chọn rất dễ dàng; có thể đưa ra nhận xét hợp lệ về mặt thống kê về khối được đánh giá

 

Không thể đưa ra khái quát về tổng nhóm

 

Sử dụng khi tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ hoặc cô lập một vấn đề có thể xảy ra

 

Lựa chọn phán xét

 

Đánh giá viên chọn mẫu dựa trên kiến thức hoặc kinh nghiệm trong quá khứ; tập trung vào các khu vực có vấn đề đã biết và các khu vực có nguy cơ cao

Lựa chọn dễ dàng, nhanh chóng và ít yêu cầu lập kế hoạch

 

Việc lựa chọn có thể mất thời gian, nếu hiệu suất và kinh nghiệm trong quá khứ được xem xét; độ chệch có thể có trong mẫu; không thể khái quát hóa về tổng tập hợp; không thể bào chữa như khách quan

Sử dụng cho hệ thống trưởng thành được cho là có ít lỗi

Phương pháp lấy mẫu hợp lệ về mặt thống kê

Lấy mẫu thống kê cho các thuộc tính

 

Tính toán cỡ mẫu bằng công thức; sử dụng lấy mẫu ngẫu nhiên hoặc hệ thống để lựa chọn

 

Có thể khái quát về tổng tập hợp

 

Cần một khoảng thời gian để xác định cỡ mẫu và phát triển sơ đồ và chọn mẫu

 

Sử dụng khi cần kết luận về một tập hợp

 

Lấy mẫu theo tiêu chuẩn

 

Sử dụng ANSI / ASQC Z1.4 và ANSI / ASQC Q3; sử dụng lấy mẫu ngẫu nhiên hoặc hệ thống để lựa chọn

 

Kích thước mẫu dễ dàng xác định; có thể đưa ra những khái quát về Tổng tập hợp

 

 

Yêu cầu kiến ​​thức về việc sử dụng các tiêu chuẩn; yêu cầu một thời gian để phát triển chương trình và chọn mẫu

 

Sử dụng khi cần kết luận về một tập hợp

 

Lấy mẫu phân tầng theo tỷ lệ

 

Phân bổ một mẫu hợp lệ về mặt thống kê giữa các tầng lớp trong tập hợp

 

Đảm bảo từng tầng được kiểm tra

 

Lừa dối ở chỗ đánh giá viên và người được đánh giá có thể bị đánh lừa khi đưa ra kết luận về từng cấp độ thay vì về tổng thể

 

Sử dụng khi có phân tầng rõ ràng trong tổng tập hợp và khi đánh giá viên đang cố gắng thu hẹp trọng tâm điều tra thêm

 

 


Nguyễn Hoàng Em

Tài liệu tham khảo:

  • ISO 19011:2018 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý;
  • The ASQ auditing handbook : principles, implementation, and use / ASQ, J.P. Russell, editor.—4th ed, © 2013 by ASQ.