Quản Trị 24h

1. Lời nói đầu:

Tuyển dụng là hoạt động thông thường của tất cả doanh nghiệp, việc tuyển dụng thực hiện khi chúng ta thiếu nhân sự, thay thế nhân sự, hoặc mở rộng quy mô doanh nghiệp. Tuyển dụng gồm hai phần không thể tách rời, một là tuyển người vào và hai là sử dụng người đó.

Một doanh nghiệp sử dụng lao động có hiệu quả cao là phải làm tốt hai khâu là tuyển người và sử dụng người. Tuyển người là cơ sở quan trọng để sử dụng người, vì vậy nếu quá trình tuyển người không tốt thì quá trình dụng người sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi phản tác dụng làm thiệt hại cho công ty.

Hầu hết chúng ta cho rằng việc thành công của quá trình tuyển dụng là do trả lương cao thu hút được nhân tài hay người phỏng vấn giỏi để chọn đúng nhân tài, tuy nhiên trừ một vài trường hợp người phỏng vấn có kinh nghiệm hoặc có giác quan thứ 6 thì hầu hết việc thành công quá trình tuyển người phụ thuộc vào hai yếu tố là chủ quan và khách quan. Chủ quan là do cách thức hoạch định quá trình tuyển người chưa phù hợp và khách quan là do địa bàn bất lợi, thiếu nhân tài, …

Trong bài viết này chúng tôi đề cập đến các yếu tố chủ quan trong hoạch định quá trình tuyển người. Theo TCVN 12289:2018 (ISO 30405:2016) Quản lý nguồn nhân lực – Hướng dẫn tuyển dụng, thì quá trình tuyển dụng có những bước chính như sau:

Tạo dựng đội ngũ tiềm năng (Thu hút đội ngũ) –> Xác định Yêu cầu năng lực vị trí trống –> Lập kế hoạch tuyển dụng –> chọn nguồn ứng viên (tạo nguồn) –> sàng lọc sơ bộ –> phỏng vấn đánh giá –> Tiền hội nhập –> hội nhập chính thức –> đào tạo và sử dụng.

Trong các bước trên thì hai bước quan trọng nhất quá trình tuyển dụng là xác định vị trí trống và phỏng vấn đánh giá. Xác định vị trí trống là xác định năng lực cần thiết của vị trí đó là gì? đây là thước đo chuẩn để cho quá trình đánh giá phỏng vấn có cơ sở để giá đúng năng lực của ứng viên so với tiêu chí yêu cầu. Vấn đề nữa là chọn người phỏng vấn để đánh giá rằng sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chuẩn yêu cầu, hầu hết chúng ta tin vào trưởng phòng hay một quản lý nào đó trong phòng, tuy nhiên chưa hẵn là người quản lý lại có khả năng đánh giá năng lực người phỏng vấn, vì vậy việc chọn người phỏng vấn đánh giá là yếu tố quan trong thứ 2. Một điều không mai là hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam chưa xây dựng được thước đo chính xác và chọn người phòng vấn đánh giá chưa phù hợp nên quá trình phỏng vấn đánh giá cũng không ổn và cũng là lý do làm cho quá trình tuyển người không đạt được kết quả như ý.

Trong bài viết này, tôi sẽ cùng bạn đánh giá các công đoạn quan trọng trong quá trình tuyển dụng là xác định vị trí trống, lập kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc sơ bộ, phỏng vấn đánh giá và đào tạo sử dụng.

Điều khoản 7.1.2 là điều khoản Hỗ trợ, tiêu chuẩn không ghi rõ yêu cầu cho quá trình tuyển dụng như thế nào, tuy nhiên tiêu chuẩn có một điều khoản chung cho tất cả quá trình cần thiết cho hệ thống là 4.4 Hệ thống quản lý và các quá trình, thì việc hoạch định và thực hiện quá trình tuyển dụng phải dựa trên yêu cầu chung của điều khoản này.

2. Khái quát về kỹ thuật đánh giá:

2.1. Xác định yêu cầu năng lực vị trí trống:

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong việc chọn đúng người có đủ năng lực. Việc đầu tiên là phải xác định năng lực của vị trí cần tuyển. Năng lực liên quan đến ba phần, một là kiến thức, hai là kỹ năng và kinh nghiệm (một số cho rằng kinh nghiệm là một phần của kỹ năng). Trong năng lực này chúng ta phải xác định hai phần, một là năng lực để sàng lọc hồ sơ và hai là năng lực cụ thể khi phỏng vấn đánh giá trực tiếp.

Năng lực để sàng lọc hồ sơ chủ yếu là bằng cấp, các chứng chỉ kỹ năng và bảng kê khai kinh nghiệm, … Hầu hết các doanh nghiệp chỉ xác định năng lực cần thiết là những loại hồ sơ này. Điều này hoàn toàn chưa đủ cơ sở để chứng minh năng lực, vì hai yếu tố này chỉ là cơ sơ cho việc hình thành năng lực mà thôi, việc xác định năng lực là việc xác định khả năng người đó áp dụng các kiến thức và kỹ năng để hoàn thành các công việc của vị trí (hay đạt được mục tiêu). Để đánh giá khả năng này thì bạn phải có tiêu chí đánh giá và tiêu chí chấp nhận. Hai tiêu chí này chính là năng lực cần có khi phỏng vấn đánh giá.

Để đánh giá điều này bạn phải xem liệu phòng ban có xác định rõ tiêu chí năng lực khi tuyển chọn hồ sơ và tiêu chí năng lực cần có của một ví trí cần tuyển hai không? nếu thiếu một trong hai thì đó là điểm không phù. Xác định tiêu chí năng lực sàng lọc hồ sơ là Đầu vào cần thiết và Tiêu chí đánh giá năng lực trong phỏng vấn đánh giá là đầu ra mong đợi của quá trình (điều khoản 4.4.1.a). Bảng bên dưới ví dụ năng lực yêu cầu nhân viên QC.

Trong quá trình đánh giá, nếu khách hàng không miêu tả rõ yêu cầu năng lực vị trí thì đó là một điểm không phù hợp vì chúng không có cơ sở xác định năng lực của vị trí. Bằng cấp và kinh nghiệm chỉ là cơ sở để xác định năng lực chứ không phài là năng lực. Quá trình xác định năng lực phải thông qua quá trình đánh giá bài bản.

2.2. Lập kế hoạch tuyển dụng

Hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá thông qua hiệu lực của các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng, mà hiệu lực là mức độ theo đó các hoạt động đã hoạch định được thực hiện và đạt được các kết quả đã hoạch định, hay nói cách dễ hiểu là mức độ đáp ứng các mục tiêu. Theo điều khoản 6.2 thì mục tiêu chất lượng phải thiết lập cho các phòng ban và các quá trình, vì vậy việc đầu tiên của lập kế hoạch là xác định mục tiêu cho quá trình tuyển dụng.

Có hai mục tiêu quan trọng cho quá trình tuyển dụng là thời gian tuyển dụng để kịp bù đấp chỗ trống (cung cấp đủ nguồn nhân lực) và chất lượng năng lực của người được tuyển dụng, hay nói cách khác mục tiêu thời gian tuyển dụng phải đáp ứng yêu cầu và con người được tuyển phải đủ năng lực thực hiện công việc. Nếu quá trình đánh giá chuyên gia chưa thấy mục tiêu

Sau khi lập mục tiêu thì chúng ta tiến hành hoạch định qua trình tuyển dụng để đạt mục tiêu, việc hoạch định này bao gồm qua trình tuyển dụng bao nhiêu bước, đó chính là quy trình tuyển dụng của chúng ta. Ngoài ra việc hoạch định này phải bao gồm thời gian từng bước, cách đánh giá từng giai đoạn, người phụ trách đánh giá.

Việc quan trọng nhất là hoạch định cách thức xác định năng lực khi phỏng vấn đánh giá, làm thế nào biết người đó có năng lực phù hợp không? Điều này tổ chức phải hoạch định cho từng vị trí tuyển dụng để đảm bảo rằng việc đánh giá năng lực ứng viên đạt yêu cầu. Ví dụ: hoạch định quá trình đánh giá năng lực vị trí QC

2.3. Chọn nguồn và sàng lọc hồ sơ

Phần này chủ yếu là thông báo tuyển dụng và tuyển chọn hồ sơ.

• Quá trình thông báo hồ sơ giúp chúng ta có thể chọn đúng đối tượng cần tìm, thông thường từ các nguồn ứng viên từ việc tạo nguồn phần 1, chúng ta có thể đưa thông tin đến các ứng viên cần tìm. Ngoài thông báo qua kênh tạo nguồn, thì các kênh khác như facebook, các trang tuyển dụng trực tuyến hoặc báo chí có thể chuyển thông tin đến người đọc.
• Khi đánh giá việc truyền không tin đánh giá viên xem việc truyền thông tin tuyển dụng có đầy đủ và kênh truyền thông tin có phù hợp hay không? ví tuyển TP không phải dán bản thông báo công ty là được, bởi vì tầng lớp trưởng phòng không ai đến bảng thông báo công ty xem hết.

2.4. Thực hiện phỏng vấn – đánh giá:

Ở giai đoạn này có 2 vấn đề phải quan tâm, một là năng lực người phỏng vấn và kết quả phỏng vấn. Về kết quả phỏng vấn phải:

• Chỉ ra được năng lực của từng ứng viên và mức độ đáp ứng yêu cầu như thế nào?
• Các tiêu chí đã đặt ra, ứng viên đáp ứng được bao nhiêu?
• Lý do bạn chọn ứng viên?
• Cần đào tạo thêm những kỹ năng gì để đáp ứng đủ năng lực yêu cầu?

Đánh giá viên phải xem xét liệu các nội dung kỹ năng có được xác định và liệu chúng có đáp ứng?

2.5. Tiền hội nhập:

Đây là giai đoạn thử việc, ở giai đoạn này chúng ta phải lập kế hoạch cho ứng viên tiếp cận văn hóa tổ chức và triển khai đào tạo các kỹ năng còn thiếu, cũng như là các kiến thức về lĩnh vực sản xuất của doanh nghiệp. Phải có một kế hoạch rõ ràng, kế hoạch này phải đảm bảo yếu tố 5W2H:

• What – đào tạo những nội dung gì?
• When – thời gian bao lâu?
• Who – ai là người đào tạo?
• Where – đào tạo ở công đoạn nào?
• Why – lý do phải đào tạo (mục đích đào tạo)?
• How – đào tạo bằng cách nào?
• How – đánh giá sau đào tạo như thế nào?

Việc này là bắt buộc theo điều khoản 7.2 năng lực. Nếu chuyên gia đánh giá không thấy được nội dung cần đào tạo để ứng viên đó đủ năng lực thì có thể đó là một điểm không phù hợp.

Hầu hết chúng ta chỉ đào tào nội dung hội nhập và quên đào tạo các kỹ năng còn thiếu thì đó cũng là một điểm không phù hợp.

Đầu ra quá trình tiền hội nhập là bằng chứng đào tạo bổ sung năng năng còn thiếu và bảng đánh giá năng lực cho những nội dung còn thiếu để chứng minh ứng viên này đã có đủ năng lực để thực hiện vị trí công việc chính thức.

2.6. Hội nhập chính thức.

Phân công vai trò nhiệm vụ cho nhân viên mới.

–> Đánh giá viên phải xác định xem liệu ứng viên đó có hiểu được công việc và trách nhiệm của mình thông qua phỏng vấn và so sách với chuẩn mực được thiết lập cho nhân viên đó  (Mô tả công việc, phân công nhiệm vụ, phỏng vấn cấp trên, …)

2.7. Hoạt động cải tiến và quản lý sự thay đổi

Việc thu thập dữ liệu nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực và ảnh hưởng của quá trình tuyển dụng. Thực hiện hành động để cải tiến quá trình tuyển dụng là điều quan trọng để mang lại giá trị cho toàn hệ thống nguồn nhân lực và toàn bộ tổ chức. Do đó, tổ chức cần:

1. a) xác định nguyên nhân tiềm ẩn của độ lệch nếu có (giữa yêu cầu và thực tế);
2. b) xây dựng kế hoạch hành động để cải tiến kết quả cho lần tuyển dụng sau;
3. c) so sánh kết quả của các quá trình tương lai;
4. d) xác định được bất kỳ dữ liệu nào khác có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề;
5. e) tiếp tục cải tiến cho đến khi đạt được mục tiêu, hoặc ứng viên không đạt yêu cầu.
6. f) đánh giá kết quả mục tiêu và hiệu lực của quá trình.

Trong suốt quá trình tuyển dụng phải có sự thay đổi nào đó, đánh giá viên phải xác định liệu các thay đổi đó có được cập nhật vào kế hoạch thực hiện. Nếu không là một điểm không phù hợp.

Nguyễn Hoàng Em

Tài liệu tham khảo: TCVN 12289:2018 (ISO 30405:2016) Quản lý nguồn nhân lực – Hướng dẫn tuyển dụng