Quản Trị 24h

HƯỚNG DẪN HOẠCH ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BẢO TRÌ THEO HTQLCL ISO 9001:2015

HƯỚNG DẪN HOẠCH ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BẢO TRÌ THEO HTQLCL ISO 9001:2015

I. Lời nói đầu:

Bảo trì là hoạt động duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ (theo điều khoản 7.1.3), vì vậy quá trình bảo trì là một quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015, do đó theo yêu cầu mục 4.4 thì chúng ta phải xác định các quá trình bảo trì và xác định mối tương tác của chúng đến quá trình khác có liên quan như quá trình tạo sản phẩm, quá trình giao hàng, … theo điều khoản 8.1 thì các quá trình cần thiết phải được hoạch định, thực hiện.

Hoạt động bảo trì chia làm ba loại: bảo trì theo kế hoạch (bảo trì dự phòng), bảo trì tiên đoán (bảo trì khi nhận thấy thiết bị có dấu hiện hư hỏng), bảo trì sử chữa (sửa thiết bị đã hư hỏng). Trong 3 loại bảo trì trên thì bảo trì theo kế hoạch được chú trọng nhiều nhất, và bài viết này tập trung vào bảo trì này.

Bài viết này là yêu cầu chung cho một doanh nghiệp muốn áp dụng ISO 9001:2015 có hiệu lực mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp, riêng đối với hoạt động đánh giá bên thứ 3 (đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý) thì tuỳ theo từng doanh nghiệp mà chuyên gia có cách tiếp cận khác nhau.

Hy vọng bài viết này có ích cho bạn trong việc đánh giá nội bộ hoạt động bảo trì bảo dưỡng cũng như giúp bạn trong việc hoạch định quá trình bảo trì có hiệu lực.

II. Khái quát về kỹ thuật đánh giá:

Về phương pháp đánh giá đã nêu chi tiết trong TCVN ISO 19011:2018, do đó bài viết này tập trung vào kỹ thuật đánh giá một cách logic và đầy đủ. Việc đánh giá bất kỳ hoạt động hoặc quá trình nào cả hệ thống quản lý chất lượng luôn tuân thủ theo 3 công cụ chính.

–  Đánh giá dựa trên tiếp cận theo quá trình Hoạt động đánh giá dựa trên tiếp cận quá trình, tức là theo vòng lập PDCA, nghĩa là đầu tiên là Hoạch định – Plan (lập kế hoạch), tiếp theo thực hiện – Do, Kiểm tra việc thực hiện – Check, và cuối cùng Hành động – Action (cải tiến liên tục).

– Đánh giá dựa trên 5M1I:

  • Material: Đầu vào, nguyên liệu, vật tự;
  • Man: Con người;
  • Machine: Thiết bị, dụng cụ sử dụng;
  • Method: Phương pháp, tài liệu, quy trình thực hiện;
  • Monitoring/Measurement: Cách thức theo dõi kế hoạch/đo lường hoạt động như thế nào.
  • Information: việc trao đổi thông tin như thế nào;

– Tiếp cận dựa trên tư duy rủi ro: nghĩa là những rủi ro nào trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động.

Khi đánh giá bất kỳ phòng ban nào, hoặc quá trình nào bạn phải thực hiện theo đúng công thức này sẽ giúp bạn đi hết quá trình mà không để soát.

III. Đánh giá hoạt động bảo trì

  1. Plan – Hoạch định:

Quá trình bảo trì phải được thiết lập theo yêu cầu điều khoản 4.4 của tiêu chuẩn và phải được hoạch định thực hiện bởi điều khoản 8.1 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.  Vậy đánh giá việc thiết lập và hoạch định như thế nào?

1.1. Thiết lập hoạt động bảo trì (điều khoản 4.4)

– Thiết lập danh sách thiết bị: tổng số có bao nhiêu thiết bị cần phải bảo dưỡng;

– Thiết lập nhân sự: hoạt động bảo trì cần có bao nhiêu nhân sự (điều khoản 7.1.2), yêu cầu năng lực vị trí như thế nào (điều khoản 7.2), Việc phân công vai trò trách nhiệm trong phòng ra sau (điều khoản 5.3).

– Phương pháp: cách thức sửa chữa bảo trì các loại thiết bị như thế nào? – -> hướng dẫnn bảo trì, vận hành, sửa chữa thiết bị (điều khoản 7.5);

1.2. Hoạch định (điều khoản 8.1)

Hoạch định nghĩa là lập kế hoạch cho quá trình bảo trì thiết bị một cách hiệu lực, không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như sự hài lòng khách hàng. Vậy việc hoạch định gồm những gì?

a. Thứ nhất thiết lập mục tiêu cho quá trình bảo trì (điều khoản 6.2 – thiết lập mục tiêu cho các quá trình cần thiết):

Mục đích quá trình bảo trì là đảm bảo thiết bị không hư hỏng ngoài ý muốn ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất hoặc chất lượng sản phẩm, do đó mục tiêu liên quan đến việc hư hỏng thiết bị cần phải thiết lập. Có hai mục tiêu có thể đặc cho hoạt động bảo trì:

  • Một là thời gian dừng máy do hư hỏng: để làm được điều này bạn phải thiết lập việc thu thập dữ liệu về thời gian dừng máy ngoài kế hoạch (do hư hỏng thiết bị đột xuất), thời gian này càng ngắn thì hiệu lực quá trình bảo trì càng cao.
  • Hai là thời gian dừng máy giữa hai lần hư hỏng, thời gian này càng dài thì hiệu lực quá trình bảo trì càng lớn.
  • Ngoài 2 mục tiêu trên bạn có thể đặt thêm mục tiêu về hiệu suất sử dụng thiết bị – OEE (bạn tham khảo thêm tài liệu về TPM).

b. Xây dựng kế hoạch bảo trì (8.1)

Đầu vào quá trình bảo trì:

  • Việc lập kế hoạch quá trình bảo trì phải bắt đầu bằng việc xác định rủi ro của từng thiết bị, việc xác định rủi ro này phải dựa trên hướng dẫn nhà cung cấp, lịch sử sửa chữa và vận hành.
  • Vấn đề thứ 2 nữa làm đầu vào quá trình lập kế hoạch là tình trạng thiết bị, các thiết bị có tuổi càng cao thì tần suất bảo trì bảo dưỡng sẽ cao hơn các thiế bị mới mua, các máy có nguồn gốc xuất xứ chất lượng thấp (Trung Quốc) sẽ có tần suất cao hơn các thiết bị có nguồn gốc xuất xứ chất lượng tốt (như Đức).
  • Vấn đề thứ 3 nữa là lịch sử hư hỏng thiết bị, việc quyết định tần suất bảo dưỡng thiết bị bạn phải dựa trên lịch sử hư hỏng trước đó, ví dụ như bạn thống kê rằng thiết bị nghiền thì thường hư Bạc Đạn khoản 6 – 7 tháng, thì kế hoạch bảo dưỡng của bạn phải tối đa 6 tháng thay bạc đạn. Để làm được việc này bạn phải thiết lập việc ghi chép dữ hiệu hư hỏng thiết bị bao gồm thời gian dừng máy do hư hỏng, nội dung hư hỏng, cách thức sửa chữa,…
  • Vấn đề thứ 3 nữa là nguồn lực cho quá trình bảo trì: bạn phải xác định với nguồn lực bạn đang có thì khối lượng công việc nào phù hợp;
  • Vấn đề thứ 4 nữa là thời gian hoạt động của nhà máy, đối với một số nhà máy thì việc bảo trì phải phụ thuộc vào vụ mùa hết sản xuất như nhà máy sản xuất sữa, nhà máy bia thường sau tết lượng bia tiêu thụ sẽ giảm nên thời gian bảo trì thích hợp.

Đầu ra quá trình bảo trì:

  • Mục tiêu bảo trì có được thiết lập;
  • Kế hoạch bảo trì được thiết lập;
  • Các tài liệu, hướng dẫn, phương pháp thực hiện quá trình bảo trì phải hoàn thiện;
  • Tài liệu được phổ biến và nhận thức rõ của người thực hiện;
  • Cách thức theo dõi và do lường kế hoạch và mục miêu như thế nào?

Đánh giá việc lập kế hoạch:

  • Có mục tiêu quá trình bảo trì không? – -> điều khoản 6.2
  • Có thiết lập kế hoạch bảo trì không không? – -> điều khoản 8.1
  • Nội dung bảo trì có được rõ ràng và cụ thể không? – -> điều khoản 4.4.1.c
  • Kế hoạch bảo trì có dựa trên các rủi ro đã được xác định không? – -> điều khoản 8.1 hoặc 4.4.1.f
  • Tầng suất bảo trì có tính đến tình trạng thiết bị không? Ví dụ như năm trước kế hoạch bảo trì 1 năm/1 lần, với kế hoạch này thiết bị hư 5 lần, năm nay vẫn duy trì kế hoạch bảo trì 1 năm / lần nữa thì chưa phù hợp. Khi đánh giá điều khoản này hãy hỏi rằng: Bạn giải thích cho tôi biết tại sau bạn chọn tầng suất bảo trì này, nếu bên đánh giá không giải thích được đây xem như một phát hiện đánh giá, nếu xét đến 7 nguyên tắc tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng thì đây có lẽ là một điểm không phù hợp (theo nguyên tắc thứ 6 – Ra quyết định dựa trên bằng chứng của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Các quyết định dựa trên phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin sẽ có khả năng cao hơn trong việc tạo ra các kết quả dự kiến), tuy nhiên đây không phải là một yêu cầu bắt buộc, nên để đưa ra quyết định không phù hợp cho việc này cần dựa trên 3 điều khoản:

+ Thứ nhất là điều khoản 9.1.3.d Phân tích đánh giá hiệu lực của quá trình hoạch định,

+ Thứ 2 là điều khoản 10.3 cải tiến tục hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng, và;

+ Cuối cùng điều khoản 8.1. “Đầu ra của việc hoạch định này phải thích hợp với các hoạt động của tổ chức”. Rõ ràng kết quả hoạch định này chưa phù hợp với tình hình hoạt động của thiết bị hoặc việc hoạch định chưa chứng minh được sự phù hợp với hoạt động của thiết bị.

  • Xem khối lượng công việc của kế hoạch bảo trì có phù hợp nguồn nhân sự của tổ chức không? Điều khoản 4.4.1.e.
  1. Thực hiện:
  • Check xem kế hoạch có được thực hiện hay không (ĐK 8.1)?
  • Check xem những hạng mục theo kế hoạch chưa được thực hiện có được xem xét và đánh giá rủi ro không? (điều khoản 8.1 yều cầu kiểm soát sự thay đổi của hoạch định). Ví dụ kế hoạch bảo thưởng thiết bị nạp liệu trong tháng 3, tuy nhiên do máy không dừng được nên dời sang tháng 4, đây là việc thay đổi của việc hoạch định, khi thay đổi phải được xem xét đến các rủi ro nếu không bảo dưỡng thì khả năng xảy ra sự cố như thế nào, chẳn hạn như bạc đạn, nhớt, … và khi thay đổi thì kế hoạch bảo trì có được cập nhật hay không?
  • Các hồ sơ lưu lại quá trình bảo trì có đầy đủ làm cơ sở cho phân tích dữ liệu và đề ra biện pháp cải tiến trong năm sau hay không? (điều khoản 8.1.e.1).
  • Người thực hiện có đủ tài liệu, năng lực thực hiện công việc không (điều khoản 7.2)?
  • Có kiểm tra xác nhận hoàn thành để đảm bảo thiết bị có hiệu lực không?
  • Các rủi ro trong quá trình bảo trì có được nhận dạng, phổ biến và kiểm soát không (điều khoản 6.1)?
  • Các vật tư bảo trì có đáp ứng đầy đủ không? Các vật tư quan trọng dự phòng cho các hư hỏng phổ biến có được quản lý theo tồn kho tối thiểu không, ví dụ dây coro, bạc đạn, …
  1. Kiểm tra, giám sát (điều khoản 9.1.1 và 9.1.3)
  • Có theo dõi mục tiêu quá trình bảo trì không?
  • Định kỳ có theo dõi kết quả quá trình bảo trì không? Kiểm tra tiến độ bảo trì với kế hoạch không?
  • Có phân tích xu hướng thiết bị (phân tích dữ liệu) để tiên đoán sự cố để điều chỉnh kế hoạch bảo trì không?
  1. Cải tiến (điều khoản 10.3):

Hoạt động cải tiến nhằm mục đích đánh giá hiệu lực quá trình bảo trì để tìm ra các cơ hội cải tiến cho việc lập kế hoạch bảo trì cho năm sau. Do đó, các nội dung sau phải được làm rõ:

  • Việc bảo trì có được thực hiện đầy đủ theo kế hoạch;
  • Mục tiêu quá trình bảo trì có được hoàn thành;
  • Các thay đổi kế hoạch có được cập nhật kịp thời;
  • Các sự cố ngoài ý muốn có được kiểm soát.

Các nội dung cần cải tiến:

  • Phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp khi không đạt được kết quả mong muốn;
  • Các điểm gì cần chú ý cho việc lập kế hoạch năm sau.

————————————————————————

Nguyễn Hoàng Em