ISO 14001: 2015 – Điều khoản 6.1.1 – KHÁI QUÁT

THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ QUÁ TRÌNH CẦN THIẾT (6.1.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết để đáp ứng các yêu cầu từ 6.1.1 đến 6.1.4.

Điều này có nghĩa là gì?

Thiết lập nghĩa là xây dựng hoặc tạo một cái gì đó trên cơ sở lâu dài ra và do đó trong đầu ra quá trình thiết lập các quá trình cần thiết là các quá trình đã được thiết lập. Thiết lập còn có nghĩa là xác định các quá trình cần thiết và thực hiện các hành động thích hợp để đảm bảo các quá trình này luôn hoạt động trong điều kiện kiểm soát nhằm đảm bảo các mục tiêu và kết quả dự định của tổ chức đạt được. Mục đích tổng thể của quá trình thiết lập các quá trình cần thiết là để đảm bảo rằng tổ chức có thể đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý môi trường của mình, để ngăn chặn hoặc giảm tác động không mong muốn, và để đạt được sự cải tiến liên tục. Quá trình thiết lập gồm 3 giai đoạn, một là xác định tất cả các quá trình có liên quan, hai là xem xét các quá trình nào cần thiết và ba là hoạch định cho việc hoạt động của quá trình đó. Quá trình lập kế hoạch có thể giúp cho tổ chức xác định và tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực quan trọng để bảo vệ môi trường, quá trình này giúp tổ chức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình và cam kết về chính sách môi trường và là cơ sở để thiết lập và đạt được mục tiêu môi trường.

Lập kế hoạch có vai trò quan trọng để xác định và thực hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo HTQLMT có thể đạt được các kết quả dự kiến. Đây là một quá trình tiếp diễn liên tục, được sử dụng cho cả quá trình thiết lập và thực hiện các yếu tố của HTQLMT và để duy trì cũng như cải tiến chúng, dựa trên sự thay đổi các hoàn cảnh và các đầu vào cũng như các kết quả đầu ra của bản thân HTQLMT. Quá trình lập kế hoạch có thể giúp cho tổ chức xác định và tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực quan trọng nhất để bảo vệ môi trường. Quá trình này cũng giúp cho tổ chức thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình và các cam kết về chính sách môi trường khác, và được sử dụng để thiết lập và đạt được các mục tiêu môi trường.

Sau khi xác định, thiết lập bước tiếp theo là tổ chức phải thực hiện những gì đã thiết lập và đảm bảo rằng việc thực hiện nhằm giúp tổ chức đạt được kết quả dự định hay nói cách khác là hệ thống có hiệu lực. Hiệu lực thực hiện có nghĩa là tôn trọng các chính sách và thực tiễn, làm những gì bạn nói bạn sẽ làm và đạt được những gì đã hoạch định.

Duy trì có liên quan tới cả hai việc, một là giữ lại một cái gì đó đã có và hai là đảm bảo cho chúng luôn ở trạng thái có thể thực hiện các chức năng cần thiết của chúng, tức là luôn hoạt động và tạo ra kết quả dự định. Trong bối cảnh này duy trì cũng có nghĩa là luôn luôn thực hiện những gì đã hoạch định và đảm bảo chứng đạt được kết quả mong muốn.

Làm thế nào để chứng minh?

Thiết lập là thuật ngữ rất rộng, thiết lập quá trình liên quan đến nhiều vấn đề như xác định quá trình, xác định mục tiêu, chỉ tiêu, cách thức thực hiện, cách thức kiểm soát, cách thức đo lường, nguồn lực sử dụng, …để một quá trình thực hiện và tạo ra được kết quá dự kiến.

Trong yêu cầu của điều khoản này chỉ tập trung vào xác định các quá trình cần thiết để làm cơ sở xác định rủi ro và cơ hội, xác định khía cạnh môi trường và cách hành động cần thiết.

Việc thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình cần thiết là một yêu cầu chung cho toàn hệ thống, do đó việc chứng minh đáp ứng yêu cầu này chỉ đơn là bạn đã xác định các yêu cầu của EMS của bạn phù hợp yêu cầu từ 6.1.1 đến 6.1.4. , còn thực hiện và duy trì được đề cặp điều khoản 8. 9. 10 cảu tiêu chuẩn này.

KHI HOẠCH ĐỊNH EMS PHẢI CÂN NHẮC BỐI CẢNH TỔ CHỨC (6.1.1.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc a) các vấn đề được đề cập tại 4.1;

Điều này có nghĩa là gì?

Ở điều khoản 4.1 chúng ta đã xác định bối cảnh tổ chức, tức là những vấn đề nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến EMS của tổ chức. Trong điều khoản này, khi hoạch định một EMS hoạt động cần phải xem xét những tác động của bối cảnh tổ chức lên EMS và hoạch định những biện pháp kiểm soát nó (nếu cần thiết) nhằm tận dụng cơ hội và giải quyết những rủi ro từ bối cảnh mang lại.

Nói một cách đơn giản là hệ thống EMS của bạn phải làm sau tận dụng được những cơ hội và giải quyết những rủi ro mà bối cảnh tổ chức mang lại.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong việc hoạch định EMS của bạn, bạn phải chứng minh được các vấn đề nội bộ và bên ngoài quan trọng đã được hệ thông EMS bạn tính tới và bạn đã kiểm soát được chúng.

Một ví dụ đơn giản, trong bối cảnh nguồn than đá đang cạn kiệt, yêu cầu khí thải nhà kín nghiêm ngặt, thì khi hoạch định hệ thống EMS của bạn phải cân nhắc đến việc kiểm soát khí thải và tiết kiệm sử dụng nguồn tài nguyên than đá hoặc thay thế nhiên liệu sử dụng.

KHI HOẠCH ĐỊNH EMS PHẢI CÂN NHẮC CÁC BÊN LIÊN QUAN (6.1.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc a) các vấn đề được đề cập tại 4.2;

Điều này có nghĩa là gì?

Một trong những mục đích của hệ thống quản lý môi trường là “Hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ”. Nghĩa vụ tuân thủ là yêu cầu của các bên liên quan như Cơ quan nhà nước, yêu cầu khách hàng, cộng đồng địa phương, … mà tổ chức cho rằng cần thiết hoặc buộc phải tuân thủ. Chính vì điều đó, hệ thống EMS của bạn phải đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan mà tổ chức của bạn xác định là cần thiết.

Làm thế nào để chứng minh?

Đầu tiên bạn phải xác định tất các các bên liên quan ở điều khoản 4.2. Sau đó, bạn phải xác định yêu cầu các bên của họ. Ví dụ như: Yêu cầu luật định, yêu cầu khách hàng, yêu cầu từ hiệp hội,… sau đó bạn xem xét yêu cầu nào phải tuân thủ và tiến hành hoạch định những hoạt động, những quá trình để kiểm soát các yếu tố liên quan đến các yêu cầu tuân thủ này.

Ví dụ: sản phẩm bạn là linh kiện điện tử, bạn sản xuất bán vào thị trường Châu Âu thì bạn phải đáp ứng tiêu chuẩn RoHS. Vậy khi hoạch định hệ thống quản lý môi trường, bạn phải hoạch định thêm một quá trình kiểm soát 10 yêu tố của RoHS (bao gồm kiểm soát linh kiện đầu vào, kiểm soát tạp nhiễm trong quá trình sản xuất, và cách thức kiểm tra xác nhận trước khi xuất hàng).

KHI HOẠCH ĐỊNH EMS PHẢI CÂN NHẮC PHẠM VI EMS (6.1.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải cân nhắc c) phạm vi hệ thống quản lý môi trường của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Điều này nói bạn rằng, khi hạch định hệ thống EMS bạn phải đảm bảo đầy đủ các quá trình trong khuôn khổ phạm vi EMS đã xác định ở điều khoản 4.3 hoặc không đi lan mang ngoài phạm vi đã xác định ban đầu.

Phạm vi liên quan đến 2 yếu tố, một là ranh giới vật lý (nghĩa là địa điểm áp dụng), hai là sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình áp dụng. Khi bạn tuyên bố phạm vi EMS thì tất cả các yếu tố nằm trong phạm vi EMS đều được xem xét khi chúng ta thiết lập các quá trình kiểm soát EMS của mình.

Làm thế nào để chứng minh?

Hệ thống quản lý môi trường của bạn phải đảm bảo cân nhắc đến tất cả các yếu tố trong phạm vi EMS. Thông thường một số hệ thống EMS ở một số tổ chức thiếu hoạch định kiểm soát các nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp làm việc trong ranh giới vật lý của phạm vi EMS. Ví dụ như, nhà thầu lấy rác hữu cơ làm xì nước rác xuống đường nội bộ trong tổ chức…

Phạm vi liên quan đến ranh giới vật lý (áp dụng nhà máy nào, ở đâu?) thì tất cả các yếu tố liên quan đến môi trường trong ranh giới vật lý đó phải được bạn cân nhắc khi thiết lập các quá trình trong EMS của bạn.

Phạm vi liên quan đến sản phẩm và dịch vụ, do đó khi thiết lập EMS của bạn, bạn phải cân nhắc đến vòng đời sản phẩm, và tính thân thiện môi trường sau khi sản phẩm ở cuối vòng đời thải ra môi trường.

KHI HOẠCH ĐỊNH EMS PHẢI XÁC ĐỊNH CÁC RỦI RO VÀ CƠ HỘI (6.1.1).

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu Khi hoạch định về hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải: xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến các khía cạnh môi trường (xem 6.1.2), các nghĩa vụ tuân thủ (xem 6.1.3) và các vấn đề và yêu cầu khác được nhận biết tại 4.1 và 4.2 là những vấn đề cần giải quyết để:

– đảm bảo hệ thống quản lý môi trường có thể đạt được các kết quả dự kiến;

– ngăn ngừa, hoặc giảm các tác động không mong muốn, kể cả tác động tiềm ẩn đến các điều kiện môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức;

– đạt được sự cải tiến liên tục.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, có ba nguồn có thể sinh ra các rủi ro và cơ hội cần phải giải quyết để đảm bảo rằng EMS của bạn có thể đạt được kết quả như dự định, cũng như ngăn ngừa hoặc giảm bớt các sự ảnh hưởng bất lợi và đạt được sự cải tiến liên tục. Ba nguồn đó là khía cạnh môi trường, nghĩa vụ tuân thủ, và các yêu cầu trong bối cảnh tổ chức và các bên liên quan.

Các khía cạnh môi trường có thể tạo ra những rủi ro và cơ hội liên quan đến các tác động xấu đến môi trường, các tác động môi trường có lợi, và các tác động khác đến tổ chức. Những rủi ro và cơ hội liên quan đến các khía cạnh môi trường có thể được xác định như là một phần của việc đánh giá mức độ quan trọng hoặc được xác định riêng rẽ.

Các nghĩa vụ tuân thủ có thể tạo ra những rủi ro và cơ hội, chẳng hạn như không tuân thủ hoặc thực hiện vượt xa hơn các nghĩa vụ tuân thủ của mình, hay các rủi ro liên quan đền sự thay đổi các yêu cầu phải tuân thủ chưa được cập nhật.

Các vấn đề nội bộ và bên ngoài cũng tác động đến sự đạt được các kết quả dự kiến, như môi trường nội bộ thay đổi (thay đổi máy móc, thiết bị, con người, công nghệ,…) và môi trường bên ngoài cũng có sự thay đổi (như tác động biến đổi khí hậu, môi trường kinh doanh, …). Chính vì vậy để đảm bảo đạt được kết quả như dự kiến tổ chức phải xác định và đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến các quá trình này.

Tóm lại, tổ chức phải có quá trình để xác định các rủi ro và cơ hội cần phải giải quyết. Quá trình bắt đầu từ khâu áp dụng và sự hiểu biết về bối cảnh mà tổ chức hoạt động trong đó, kể cả các vấn đề có thể ảnh hưởng các kết quả dự kiến của HTQLMT (4.1) và các nhu cầu cũng như các mong đợi có liên quan của các bên quan tâm tương ứng, gồm cả các vấn đề mà tổ chức xác nhận là các nghĩa vụ tuân thủ (4.2). Cùng với phạm vi của HTQLMT, các nghĩa vụ này trở thành đầu vào cần phải cân nhắc khi xác định các rủi ro và cơ hội cần giải quyết. Các thông tin tạo ra trong quá trình lập kế hoạch là một dữ kiện đầu vào quan trọng để xác định các hoạt động cần được kiểm soát. Cũng có thể sử dụng thông tin này trong quá trình lập và cải tiến các phần nội dung khác của HTQLMT, như xác định các nhu cầu đào tạo, cạnh tranh, theo dõi và đo lường.

Làm thế nào để chứng minh?

Để phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001, một tổ chức chỉ cần có khả năng chứng minh rằng họ đã xem xét các yếu tố môi trường được liệt kê ở trên khi đưa ra các quyết định rủi ro EMS. Bạn có thể tham khảo bên dưới.

1. Rủi ro từ khía cạnh môi trường.

2. Rủi ro từ các bên liên quan

3. Rủi ro từ bối cảnh tổ chức

XÁC ĐỊNH CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP TIỀM ẨN TRONG PHẠM VI EMS (6.1.1).

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Trong phạm vi của hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, bao gồm những trường hợp có thể có tác động môi trường.

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn nói với bạn rằng, phạm vi của EMS của bạn xác định tới đâu thì bạn phải xác định các tính huống khẩn cấp tiền ẩn trong phạm vi đó mà nó có thể anh hưởng tới môi trường. Một số trường hợp tình huống khẩn cấp có thể bao gồm:

• Cháy nổ;
• Tràn đổ hoá chất, chất thải nguy hại ra môi trường.
• Nổ thiết bị áp lực;
• Tràn đổ nước thải chưa được xử lý ra môi trường.
• Chập nổ điện;

Một số trường hợp chúng ta xác định thiếu tình huống khẩn cấp do thiết bị của nhà thầu phụ hay nhà cung cấp sử dụng.

Làm thế nào để chứng minh?

Trong yêu cầu này chỉ yêu cầu bạn xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn, không yêu cầu bạn phải thực hiện các hành động. Việc yêu cầu thực hiện hành động nằm trong điều khoản 6.1.4. Do đó, để đáp ứng yêu cầu này bạn phải xác định có bao nhiêu tình huống khẩn cấp và nó ở đâu là đủ.

DUY TRÌ THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN (6.1.1).

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tiêu chuẩn yêu cầu: Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về:

– các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết

– (các) quá trình cần thiết trong 6.1.1 đến 6.1.4, ở mức độ hợp lý để có sự tin cậy rằng các quá trình đã được thực hiện như đã hoạch định.

Điều này có nghĩa là gì?

Khác với tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 yêu cầu tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về rủi ro và cơ hội.

Duy trì thông tin dạng văn bản nghĩa là bạn phải có tài liệu liên quan đến việc giải quyết rủi ro và cơ hội.

Tại sao tiêu chuẩn không yêu cầu Lưu giữ thông tin dạng văn bản mà yêu cầu phải duy trì thông tin dạng văn bản? nghĩa là tại sau tiêu chuẩn không yêu cầu hồ sơ lưu lại làm bằng chứng có việc đã thực hiện mà yêu cầu có tài liệu về việc đã thực hiện? Điều này có một sự khác biệt vi tế nếu để ý chúng ta mới nhận ra, tài liệu nghĩa là cái mà chúng ta căn cứ vào đó để làm và cập nhật lại khi tài liệu không còn phù hợp (chỉnh sửa tài liệu, quy trình, hướng dẫn), còn hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện, tức là sau khi ghi thành văn bản thì nó trở thành bằng chứng cho chúng ta đã hoàn thành công việc và do đó nó không thể chỉnh sửa được. Trong yêu cầu này nói lên rằng, việc giải quyết rủi ro và cơ hội là phải thường xuyên và tổ chức phải đánh giá cập nhật lại liên tục khi có sự thay đổi chứ không làm một lần rồi thôi. Liên quan đến tài liệu thì chúng ta nghĩ ngay đến từ Xem xet (review) và cập nhật lại (update) chúng.

Làm thế nào để chứng minh?

Tài liệu liên quan đến yêu cầu này có thể bao gồm:

• Quy trình hoặc hướng dẫn thực hiện đánh giá và giải quyết rủi ro;
• Kết quả xem xét và đánh giá rủi ro;
• Bằng chứng xem xét và cập nhật lại rủi ro khi có sự biến đổi;
• Các thông tin dạng văn bản từ điều khoản 6.1.1 đến 6.1.4 trong tiêu chuẩn này.

—————————————-

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em