Quản Trị 24h

 THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH FSMS (5.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách an toàn thực phẩm.

Điều này có nghĩa là gì?

 Thiết lập là xây dựng một chương trình để bắt đầu một cái gì đó sẽ tồn tại trong một thời gian dài hoặc để tạo một cái gì đó theo một cách cụ thể để đạt được mục tiêu hoặc được công nhận.

Thực hiện có nghĩa là làm theo những gì đã thiết lập trước đó để đạt được mục đích hoặc mục tiêu;

Duy trì có 2 nghĩa, một là đảm bảo nó luôn ở trạng thái hoạt động và hai là đảm bảo nó luôn phù hợp với những gì đã hoạch định cho nó, tức là phải đảm bảo chính sách luôn có hiệu lực.

Theo điều khoản 5.1.1.b thì lãnh đạo cao nhất là người đảm bảo chính sách được thiết lập, điều khoản này nhằm cụ thể hoá yêu cầu mục 5.1.1.b.

 Làm thế nào để chứng minh

Đây là một yêu cầu bắt buộc, do đó lãnh đạo cao nhất phải làm mà không được uỷ quyền cho người khác. Tuy nhiên, lãnh đạo cao nhất có thể nhờ một cố vấn cao cấp phác thảo, sau đó lãnh đạo cao nhất xét xét, điều chỉnh và ban hành.

Trong một số trường hợp, đánh giá viên bên thứ 3 hỏi tổ chức rằng “Tại sau chính sách chưa được phê duyệt (hay có chữ ký của lãnh đạo cao nhất) ?” một câu hỏi thật ngớ ngẫn. Vì chính sách là do Lãnh đạo cao nhất thiết lập, vậy ai là cấp trên của lãnh đạo cao nhất để phê duyệt?

Một cách để đảm bảo sự phù hợp cho yêu cầu này là lãnh đạo cao nhất phải thiết lập một chính sách dạng văn bản, sau đó triển khai chính sách này thành các mục tiêu để đo lường và định kỳ xem lại chính sách và mục tiêu nhằm đảm bảo nó luôn phù hợp trước môi trường biến đổi liên tục. Quá trình xem xét lại chính sách nên để lại bằng chứng để tiện cho việc đánh giá nội bộ và bên ngoài.

CHÍNH SÁCH FSMS PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH VÀ BỐI CẢNH TỔ CHỨC (5.2.1a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm: a) thích hợp với mục đích và hoàn cảnh của tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Mục đích của một tổ chức đơn giản là đảm bảo cho tổ chức tồn tại và tạo giá trị gì cho xã hội hoặc khách hàng, điều này được gọi là sứ mệnh. Do đó tổ chức đã thiết lập một chính sách để thực hiện công việc của tổ chức. Trong việc đảm bảo rằng chính sách FSMS phù hợp với các mục đích của tổ chức, thì nó phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng của tổ chức. Điều đó là dễ hiểu, đơn giản là nếu không có khách hàng thì tổ chức không thể tồn tại. Do đó, tổ chức cần phải xác định khách hàng của mình là ai? Họ ở đâu? Những gì họ mua hoặc mong muốn nhận được và những gì khách hàng coi như giá trị của họ?

Một quan điểm khác cho rằng, mục đích tổ chức là tạo ra lợi nhuận cho các nhà đầu tư, điều này nhìn tổng thể là chưa phù hợp, bởi vì có những tổ chức phi lợi nhuận, những tổ chức công quyền, những tổ chức quốc phòng. Một khía cạnh khác, một tổ chức muốn tồn tại thì nó phải thoả mãn các bên quan tâm, nhà đầu tư cũng một trong những bên quan tâm đó.

Trong môi trường đầy biến động, mọi thứ không chắc chắn, nhu cầu và mong đợi của khách hàng thay đổi từng ngày. Điều đó là bối cảnh mà tổ chức phải đối mặt, vì vậy việc đảm bảo chính sách phù hợp với sự biến đổi này đòi hỏi lãnh đạo phải thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức và ảnh hưởng của nó lên chính sách FSMS, đồng thời có thể điều chỉnh chính sách FSMS để nó luôn phù hợp.

Làm thế nào để chứng minh

Chính sách phải có sự gắn kết bối cảnh và mục đích của tổ chức. Chính sách không phải là một câu nói suông cho có, hay của các nhà tư vấn mà chính sách phải được lãnh đạo cao nhất xây dựng trên cơ sở xem xét bối cảnh tổ chức và mục đích của tổ chức. Chính sách này phải giúp định hướng tất cả các hoạt động FSMS của tổ chức đến mục đích của tổ chức.

Không có gì là mãi mãi, chính sách sau một thời gian sẽ trở nên không phù hợp, vì vậy việc xem xét chính sách theo định kỳ và để lại bằng chứng cho việc xem xét này là một bằng chứng hữu ích cho việc tuân thủ yêu cầu này của tiêu chuẩn.

Làm thế nào để biết chính sách có phù hợp với mục đích và bối cảnh tổ chức? để tra lời câu này, đánh giá viên sẽ muốn xác định xem các chính sách có đáp ứng mục đích và được hiểu hay không, bằng cách phỏng vấn nhân sự ở tất cả các cấp như lãnh đạo, ban an toàn tực phẩm, các trưởng phòng ban liên quan và xem xét văn bản xác định bối cảnh tổ chức, xem chính sách FSMS có tương đồng với các thông tin thu thập hay không? Chẳng hạng chúng ta tuyên bố chính sách là sản phẩm chúng ta phải có chất lượng đứng đầu thị trường Đông nam á, trong khi đó nhà xưởng, cơ sở vật chất, công nghệ và kế hoạch kinh doanh của chúng ta không cho phép ta làm được điều đó.

Ví dụ như sứ mệnh tổ chức của Vinamilk là “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và FSMS cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm caocủa mình với cuộc sống con người và xã hội” trong đó từ nguồn dinh dưỡng là nói đến sản phẩm là dinh dưỡng (thực phẩm), FSMS hàng đầu nói lên sự ngon, dinh dưỡng và an toàn, thì chính sách an toàn bản cũng phải hướng đến cung cấp sản phẩm FSMS hàng đầu này.

Xem thêm bài viết về sứ mệnh tổ chức: http://quantri24h.com/su-menh-cong-ty/

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI ĐƯA RA KHUÔN KHỔ THIẾT LẬP MỤC TIÊU (5.2.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm b) đưa ra khung để xây dựng và xem xét các mục tiêu của HTQL ATTP;;

Điều này có nghĩa là gì?

Chính sách FSMS là định hướng và triết lý của lãnh đạo cao nhất về FSMS, có hai cách khác nhau để giải thích của yêu cầu này. Một là nó ngụ ý rằng mỗi câu trong chính sách FSMS nên có một mục tiêu FSMS liên quan để biết mức độ hiệu lực của chính sách. Cách hiểu thứ 2 là mục tiêu FSMS phải phù hợp với chính sách hay mục đích của tổ chức.

Cần có một liên kết giữa chính sách và mục tiêu nếu không quá trình thiết kế để đạt được mục tiêu sẽ không thể thực hiện chính sách.

Làm thế nào để chứng minh

Điều đơn giản để làm được điều này là mỗi một mệnh đề trong chính sách phải thiết lập một mục tiêu để kiểm soát nhằm biết được chính sách được thoả mãn hay không. Chúng ta có thể tham khảo ví dụ sau:

Chính sách FSMS, hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp, phải cung cấp hướng dẫn để thiết lập mục tiêu. Tuy nhiên, chính sách là định hướng chung nhất cho tổ chức về FSMS, không phải là chỉ số cụ thể. Mục tiêu tổ chức thì thường xuyên thay đổi, nhưng chính sách thì thay đổi ít hơn rất nhiều.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI BAO GỒM CÁC CAM KẾT ĐÁP ỨNG CÁC YÊU CẦU (5.2.1.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm c) bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm có thể áp dụng được kể cả các yêu cầu về an toàn thực phẩm đã thỏa thuận với khách hàng;

Điều này có nghĩa là gì?

 Từ “bao gồm” trong ngữ cảnh này nghĩa là phải có. Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải cam kết tuân thủ các yêu cầu của các bên liên quan phải áp dụng và thể hiện chúng trong chính sách FSMS của chính mình. Yêu cầu các bên liên quan là nền tảng và là yếu tố quan trọng nhất cho việc thiết lập một hệ thống FSMS có hiệu lực, chính vì vậy tiêu chuẩn mới yêu cầu tổ chức phải thể hiện điều này trong chính sách của mình để định hướng tất cả các quá trình của FSMS đến thoả mãn yêu cầu của các bên liên quan phải tuân thủ.

Làm thế nào để chứng minh

Tổ chức không cần thiết liệt kê từng các yêu cầu này, vì điều đó sẽ làm cho một chính sách FSMS đặc biệt dài. Bạn chỉ cần thực hiện một cam kết để đáp ứng yêu cầu áp dụng. Các bằng chứng đáp ứng yêu cầu được thể hiện trong phần còn lại của FSMS.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI HƯỚNG ĐẾN VIỆC TRAO ĐỔI THÔNG TIN NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI (5.2.1.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm d) hướng đến (chú trọng) trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài;

 Điều này có nghĩa là gì?

Từ Hướng đến (chú trọng) trong yêu cầu này nói đến hình thức của chính sách sao cho tiện lợi nhất để trao đổi thông tin cho các bên liên quan, chẳng hạn chính sách không quá dài hay chính sách viết không quá khó hiểu, mơ hồ và giải quyết cách thức trao đổi thông tin liên quan đến nội bộ và bên ngoài.

 Làm thế nào để chứng minh?

 Một cách nhanh chóng và thuận tiện để thúc đẩy và truyền đạt chính sách có thể là tạo một phiên bản rút gọn của chính sách chính; hãy thử cô đọng nó thành ít từ chính hoặc thậm chí một vài câu ngắn. Điều này có thể được đăng trên bảng tin trong mỗi bộ phận.

Yêu cầu này nhấn mạnh quá trình trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài trong hệ thống quản lý FSMS. Đôi khi trong chính sách bạn thể hiện cam kết liên quan đến việc trao đổi thông tin nội bộ cũng là cơ sở đáp ứng yêu cầu này. Ví dụ như “đảm bảo các thông tin liên quan FSMS được trao đổi kịp thời và chính xác”.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI BAO GỒM CAM KẾT CẢI TIẾN LIÊN TỤC (5.2.1.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm e) bao gồm cam kết cải tiến liên tục HTQL ATTP;

Điều này có nghĩa là gì?

Hiệu lực của hệ thống quản lý được đánh giá bởi mức độ mà nó đáp ứng mục đích của nó. Vì vậy, nâng cao hiệu quả có nghĩa là nâng cao năng lực của hệ thống quản lý. Những thay đổi trong hệ thống quản lý để cải thiện khả năng của nó, tức là khả năng cung cấp kết quả đầu ra đáp ứng tất cả các bên liên quan, là một loại thay đổi nhất định và không phải tất cả các thay đổi hệ thống quản lý sẽ thực hiện điều này. Yêu cầu này đòi hỏi lãnh đạo cao nhất theo đuổi những thay đổi  mà nó mang lại một sự cải tiến trong hoạt động.

Làm thế nào để chứng minh

Cách dễ nhất và rõ ràng nhất để làm điều này là sử dụng những từ chính xác trong chính sách của tổ chức, mặc dù tổ chức có thể diễn giải các cam kết theo cách riêng của tổ chức. Ví dụ như “Công ty cam kết thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục hệ thống FSMS”.

Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện trên hệ thống mà công ty đang áp dụng.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI CHÚ TRỌNG NHU CẦU ĐẢM BẢO NĂNG LỰC (5.2.1.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, áp dụng và duy trì chính sách an toàn thực phẩm f) Hướng đến (chú trọng) các nhu cầu để đảm bảo năng lực liên quan đến an toàn thực phẩm.

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này của tiêu chuẩn là chú trọng đến năng lực của hệ thống an toàn thực phẩm, từ năng lực này có nhiều vấn đề bao gồm: năng lực quá trình, năng lực kiểm soát, năng lực con người và năng lực cơ sở hạ tầng. Đây là một yêu cầu chung nhấn mạnh về tầm quan trọng của năng lực của hệ thống FSMS, chúng phải đề cập trong chính sách FSMS.

Làm thế nào để chứng minh

Đây là một yêu cầu chung, rằng chính sách phải chú trọng đến năng lực hệ thống FSMS, để chứng minh bạn có thể thể hiện việc cam kết đáp ứng các nhu cầu về năng lực liên quan đến FSMS, ví dụ như chính sách tuyên bố rằng: Đảm bảo các nhân sự và các quá trình đủ năng lực thực hiện FSMS có hiệu lực.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI SẴN CÓ VÀ DUY TRÌ DƯỚI DẠNG TÀI LIỆU (5.2.2a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách an toàn thực phẩm phải: a) sẵn có và được duy trì dưới dạng thông tin được lập thành văn bản;

 Điều này có nghĩa là gì?

Chính sách FSMS sẽ không có giá trị nếu nó không được duy trì và thông tin. Từ sẵn có có nghĩa là phải có để ở nơi cần thiết để người lao động biết và cụm từ duy trì dạng văn bản có nghĩa là một dạng tài liệu phải được kiểm soát theo điều khoản 7.5, tức là phải được xem xét, cập nhật và kiểm soát sự thay đổi.

Vì thiết lập và quản lý chính sách FSMS là do lãnh đạo cao nhất, nên việc kiểm soát, cập nhật và xem xét phải là do lãnh đạo cao nhất thực hiện.

Làm thế nào để chứng minh

Một cách đơn giản nhất để chứng minh việc này là lãnh đạo cao nhất thiết lập chính sách dạng văn bản, sau đó phát cho các phòng ban. Các văn bản này phải được kiểm soát theo “thông tin dạng văn bản, tức là được phê duyệt thỏa đáng trước khi ban hành, được xem xét lại định kỳ, được kiểm soát bản sao và đảm bảo tất cả các bản chính sách hiện hành ở tổ chức là bản mới nhất.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI ĐƯỢC TRUYỀN THÔNG, THẤU HIỆU VÀ ÁP DỤNG (5.2.2 b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách an toàn thực phẩm phải: b) được truyền thông, thấu hiểu và được áp dụng ở mọi cấp trong tổ chức;

Điều này có nghĩa là gì?

Trong mệnh đề này có 3 yêu cầu chính.

• Thứ nhất, chính sách phải được truyền đạt, tức là làm cách nào cho toàn bộ tổ chức biết có chính sách FSMS.
• Thứ hai, chính sách phải được thấu hiểu, tức là nói với mọi người về chính sách, giải thích ý nghĩa của nó và tại sau phải có nó. Đánh giá viên khi hỏi bất cứ người nào thuộc sự quản lý của tổ chức họ phải giải được ý nghĩa của nội dung chính sách. Tiêu chuẩn không yêu cầu tất cả nhân sự công ty phải thuộc lòng, chỉ cần biết nó ở đâu và ý nghĩa của chính sách là gì.
• Và cuối cùng là áp dụng trong tổ chức, tức là nội dung của chính sách phải triển khai thành các hành động cụ thể như mục tiêu chẳng hạn. Chúng ta áp dụng chính sách FSMS nhằm mục đích tự nhắc nhở mình rằng chính sách tồn tại và các hành động của tổ chức phải hướng đến triết lý trong chính sách mà chúng ta ban hành.

Mục đích của yêu cầu này là nhằm định hướng các hành động của người lao động hướng đến chính sách FSMS. Khi người lao động hiểu chính sách một cách rành mạch và chấp nhận nó thì hành động của họ luôn căn cứ vào chính sách. Một ví dụ dễ hiểu như chính sách của tổ chức là “Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng” thì trước khi làm việc họ thường tự hỏi rằng “mình làm như vậy liệu khách hàng có hài lòng không?”.

Làm thế nào để chứng minh?

Có nhiều cách truyền đạt thông tin chính sách trong tổ chức, tuy nhiên việc chọn lựa cách truyền đạt phải đảm bảo rằng người lao động biết và hiểu cơ bản về nội dung chính sách, cũng nên để lại bằng chứng cho việc trao đổi này để tiện cho việc đánh giá sau này. Chúng ta có thể sử dụng một số cách sau:

• Dán bảng thông tin;
• Treo áp phíc;
• In trong các card nhỏ cho người lao động để trong các bảng tên;
• In trong sổ tay nhân viên;
• Thông tin qua các buổi họp toàn thể;
• Dùng loa phát thanh;
• Dùng màn hình LCD;
• Để trên server yêu cầu mọi người đọc;
• In vào tờ giấy rồi truyền tay nhau đọc và ký xác nhận vào đó;
• Gửi email …

Quá trình truyền đạt thông tin có hiệu lực phải bao gồm bốn bước: gây sự chú ý, đạt sự hiểu biết, chấp nhận thông tin và hành động hướng vào thông tin. Do đó, không chỉ là việc gửi một email là xong mặc kệ người nhận email có đọc hay không? đọc xong có hiểu nó nói gì hay không? Đây là một yêu cầu tuy đơn giản mà rất khó khăn để thực hiện.

Dưới đây là một trình tự mà bạn có thể áp dụng để thực hiện điều này:

• Thông báo cho người lao động việc ban hành chính sách FSMS.
• Ban hành chính sách file giấy cho tất cả người lao động.
• Hiển thị các chính sách ở những nơi quan trọng để thu hút sự chú ý của mọi người.
• Lên kế hoạch và thực hiện đào tạo hoặc hướng dẫn cho người lao động.
• Kiểm tra sự hiểu biết của họ bằng bất cứ cách nào (ví dụ như hỏi trực tiếp, phỏng vấn …).
• Kiểm tra xem các quyết định quan trọng liên quan đến FSMS có hướng vào chính sách FSMS không? và người ra quyết định có xem xet yếu tố chính sách trước khi đưa ra quyết định không?
• Hãy hành động mỗi khi có sự hiểu lầm hoặc hiểu sai, ví dụ như đào tạo lại…
• Mỗi khi có một sự thay đổi trong chính sách, làm lại từ trên xuống

Một công cụ để xác định sự hiểu biết của người lao động là đánh giá nội bộ. Kế hoạch đánh giá nội bộ nên bao gồm đánh giá sự thấu hiểu của người lao động về chính sách FSMS, điều này là quan trong nhưng thường bị bỏ qua ở một số tổ chức.

CHÍNH SÁCH FSMS PHẢI CÓ SẴN CHO CÁC BÊN QUAN TÂM (5.2.2 c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Chính sách an toàn thực phẩm phải: c) sẵn có cho các bên quan tâm, khi thích hợp.

Điều này có nghĩa là gì?

Cụm từ “khi thích hợp” dễ gây hiểu nhầm trong tổ chức, một câu hỏi đặt ra là “Thế nào là thích hợp”. Từ thích hợp trong tiêu chuẩn này hàm ý là các bên liên quan mà tổ chức xác định là có ảnh hưởng đến kết quả dự định hệ thống FSMS của tổ chức chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp. Chúng ta không cần đưa chính sách FSMS cho những đối tượng không liên quan đến hệ thống FSMS chủa chúng ta, chẳng hạn như cơ quan an toàn lao động, cảnh sát PCCC hay cơ quan môi trường, họ cũng là những bên liên quan tổ chức có quyền đình chỉ hoạt động của tổ chức nhưng họ không phải là các bên ảnh hưởng trực tiếp đến các kết quả dự định của hệ thống quản lý FSMS.

Mục đích yêu cầu này là sẵn sàng chia sẻ chính sách cho khách hàng như một sự thể hiện cam kết của tổ chức.

Làm thế nào để chứng minh?

Có nhiều cách để tuân thủ yêu cầu này, ví dụ như:

• Thể hiện trên trang website của tổ chức.
• Treo một chính sách trong một khung hình đẹp tại một vị trí sảnh chính của một tổ chức có thể gây ấn tượng với khách viếng thăm.
• Một cách khác có thể sử dụng file powerpoint hoặc một đoạn clip giới thiệu về chính sách FSMS của tổ chức khi khách viếng thăm.

——————————————————–

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em