4.1 – Hiểu bối cảnh tổ chức:
XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của tổ chức và ảnh hưởng của chúng đến khả năng đạt được kết quả dự kiến của HTQL ATTP.
Điều này có nghĩa là gì?
- Hiểu bối cảnh tổ chức: danh từ Hiểu (Understanding) trong bối cảnh này có nghĩa là có kiến thức về một chủ đề, tình huống , v.v. hoặc về cách thức hoạt động của một cái gì đó. Hiểu bối cảnh tổ chức có nghĩa là có kiến thức tổng quát về bối cảnh của tổ chức và cách thức hoạt động của chúng. Hiểu còn có nghĩa là biết được ý nghĩa của từng vấn đề bên trong và bên ngoài của tổ chức.
- Xác định có nghĩa là đưa ra kết quả cụ thể, rõ ràng và chính xác sau khi nghiên cứu, tìm tòi, tính toán kỹ lưỡng.
- Bối cảnh bên ngoài: Môi trường bên ngoài ở đó tổ chức theo đuổi để đạt được các mục tiêu của mình. Chú thích: Bối cảnh bên ngoài có thể bao gồm:
- môi trường văn hóa, xã hội, chính trị, pháp lý, chế định, tài chính, công nghệ, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh, dù là quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
- các xu hướng và động lực chính tác động đến mục tiêu của tổ chức; và
- mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan bên ngoài.
- Bối cảnh nội bộ là Môi trường bên trong ở đó tổ chức theo đuổi để đạt được các mục tiêu của mình. Chú thích: Bối cảnh nội bộ có thể bao gồm:
- quản trị, cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm;
- các chính sách, mục tiêu và chiến lược được đặt ra để đạt mục tiêu;
- khả năng, sự am hiểu về nguồn lực và kiến thức (ví dụ vốn, thời gian, con người, quá trình, hệ thống và công nghệ);
- các hệ thống thông tin, luồng thông tin và các quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức);
- mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan trong tổ chức;
- văn hóa của tổ chức;
- các tiêu chuẩn, hướng dẫn và mô hình được tổ chức áp dụng; và
- hình thức và mức độ của các mối quan hệ hợp đồng.
- Mục đích của tổ chức bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lỗi của tổ chức.
- Kết quả dự kiến của HTQL ATTP (FSMS): kết quả dự kiến của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm được nói ở điều khoản 1 Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn này.
Mục đích của điều khoản này là cung cấp sự hiểu biết ở cấp chiến lược về các vấn đề quan trọng có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của tổ chức bạn. Nó cung cấp cho tổ chức của bạn cơ hội để xác định và hiểu các yếu tố và các bên ảnh hưởng đến kết quả dự kiến của FSMS.
Tổ chức của bạn sẽ cần xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích của tổ chức: các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan nào có thể có tác động hoặc ảnh hưởng đến khả năng FSMS đạt được kết quả dự định.
Thuật ngữ “vấn đề” không chỉ bao gồm các vấn đề khó khăn cần phải giải quyết, mà cả các vấn đề quan trọng để FSMS hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ mà tổ chức đặt ra cho FSMS. Điều quan trọng, những vấn đề đó không chỉ bao gồm các vấn đề của tổ chức có thể gây ảnh hưởng đến các bên liên quan mà cả những vấn đề mà tổ chức bị ảnh hưởng. Một số hướng dẫn chung khác về ‘các vấn đề được đưa ra trong Điều 5.3 của ISO 31000: 2009.
Hiểu được bối cảnh có thể dễ dàng bằng cách xem xét các vấn đề bên ngoài và nội bộ, bao gồm nhưng không giới hạn về pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hoá, xã hội, kinh tế, an ninh mạng và gian lận thực phẩm, bảo vệ thực phẩm và gây nhiễm chủ ý, kiến thức và hiệu quả của tổ chức, ở cấp quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương.
Làm thế nào để chứng minh?
Việc đầu tiên khi xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài có ảnh hưởng đến FSMS là thiết lập bối cảnh tổ chức bên trong và bên ngoài, từ bối cảnh bên trong và bên ngoài đó bạn xác định các vấn đề nào trong bối cảnh ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến kết quả dự kiến của FSMS của bạn. Từ các vấn đề tích cực và tiêu cực này mình tiến hành xác định rủi ro ảnh hưởng đến FSMS.
- Thiết lập bối cảnh bên ngoài (theo 5.3. Thiết lập bối cảnh – ISO 31000:2009)
Bối cảnh bên ngoài là môi trường bên ngoài, trong đó tổ chức tìm cách để đạt được các mục tiêu của mình tức là đạt được mục đích của FSMS
Hiểu biết về bối cảnh bên ngoài là điều quan trọng để đảm bảo rằng các mục tiêu và mối quan tâm của các bên liên quan bên ngoài đều được xem xét khi xây dựng tiêu chí rủi ro. Nó được dựa trên bối cảnh chung của tổ chức, nhưng với các chi tiết cụ thể của các yêu cầu luật định và chế định, nhận thức của các bên liên quan và các khía cạnh khác của rủi ro cụ thể liên quan tới phạm vi quá trình quản lý rủi ro. Bối cảnh bên ngoài có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
– môi trường xã hội, văn hóa, chính trị, luật định, chế định, tài chính, công nghệ, kinh tế, tự nhiên và cạnh tranh, dù đó là quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
– các động lực và xu hướng chính tác động đến mục tiêu của tổ chức; và
– mối liên hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan bên ngoài.
- Thiết lập bối cảnh nội bộ (theo 5.3. Thiết lập bối cảnh – ISO 31000:2009)
Bối cảnh nội bộ là môi trường bên trong ở đó tổ chức tìm cách để đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình quản lý rủi ro cần phải được liên kết với văn hóa, các quá trình, cơ cấu và chiến lược của tổ chức. Bối cảnh nội bộ là bất cứ điều gì bên trong tổ chức có thể ảnh hưởng đến cách thức quản lý rủi ro của tổ chức. Nó cần được thiết lập, vì:
a) quản lý rủi ro xảy ra trong bối cảnh các mục tiêu của tổ chức;
b) mục tiêu và tiêu chí của một dự án, quá trình hay hoạt động cụ thể cần được xem xét một cách tổng thể theo các mục tiêu của tổ chức; và
c) một số tổ chức không nhận ra cơ hội để đạt được mục tiêu chiến lược, dự án hoặc hoạt động của mình và điều này ảnh hưởng đến cam kết, uy tín, độ tin cậy và giá trị của tổ chức.
Cần hiểu được bối cảnh nội bộ. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
– quản trị, cơ cấu tổ chức, vai trò và trách nhiệm giải trình;
– các chính sách, mục tiêu và chiến lược đặt ra để đạt được chính sách và mục tiêu;
– khả năng, hiểu biết về nguồn lực và tri thức (ví dụ vốn, thời gian, con người, quá trình, hệ thống và công nghệ);
– các mối quan hệ, nhận thức và giá trị của các bên liên quan nội bộ;
– văn hóa của tổ chức;
– các hệ thống thông tin, luồng thông tin và quá trình ra quyết định (cả chính thức và không chính thức);
– tiêu chuẩn, hướng dẫn và các mô hình được tổ chức chấp nhận; và
– hình thức và mức độ của các mối quan hệ hợp đồng.
Thông thường trong doanh nghiệp thường sử dụng công cụ PESTLE để xác định các vấn đề của bối cảnh tổ chức và dùng ma trận SWOT để phân tích chiến lược của tổ chức.
Tóm này, yêu cầu này có 3 nội dung chính, một là bạn phải xác định định hướng chiến lược của tổ chức (tầm nhìn, sứ một, giá trị cốt lỗi), xác định những vấn đề từ bối cảnh nội bộ của tổ chức và những vấn đề từ bối cảnh bên ngoài tổ chức mà chúng có ảnh hưởng đến định hướng chiến lược của tổ chức và ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả như dự kiến của FSMS.
Để tập chung chủ đề, tôi sẽ viết bài viết liên quan đến cách thức xác định bối cảnh tổ chức và các rủi ro cơ hội liên quan đến bối cảnh tổ chức trong bài viết tiếp theo.
XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tổ chức phải xác định, xem xét và cập nhật thông tin liên quan đến các văn bản bên ngoài và nội bộ này.
Điều này có nghĩa là gì?
Sau khi xác định những vấn đề nội bộ và bên ngoài, tổ chức phải xem xét những yếu tố nào thật sự quan trọng cần phải theo dõi và cập nhật để đảm bảo hoạt động của tổ chức đạt được đầu ra mong đợi. Không phải tất cả các vấn đề được xác định có ảnh hưởng đến tổ chức là phải được theo dõi và quản lý. Bởi vì, theo dõi tất cả các vấn đề trong bối cảnh là rất khó khăn và phải tiêu tốn nguồn lực lớn, đồng thời nó cũng là nguyên nhân gây sự nhiễu trong lập kế hoạch chiến lược.
Tiêu chuẩn không yêu cầu phải xem xét và theo dõi tất cả các vấn đề trong bối cảnh. Vì vậy, việc xác địnhsố lượng vấn đền cần xem xét và theo dõi các vấn đề bên trong và bên ngoài là tùy tổ chức, nhưng nó phải cung cấp thông tin có giá trị cho việc hoạch định FSMS để đạt được mục đích như dự định.
Sau khi xác định các vấn đề liên quan, chúng ta phải xem xét mức độ liên quan của nó với tổ chức để xác định phạm vi của hệ thống FSMS của tổ chức (4.3, xác định các cơ hội và rủi ro mà tổ chức gặp phải (6.1).
Việc theo dõi nhằm mục đích cập nhật kịp thời những thay đổi về những vấn đề bên ngoài và bên trong để giúp tổ chức có những hành động kịp thời và phù hợp (cải tiến liên tục) cho những thay đổi này. Nếu tổ chức không theo dõi chúng sẽ dẫn đến việc hoạch định của tổ chức thiếu tính thực tế và có thể dẫn đết kết quả khó đạt mục đích như dự định.
Làm thế nào để chứng minh
Một danh sách thể hiện sự theo dõi và xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài của tổ chức là lý tưởng để lưu lại bằng chứng và thuận tiện cho việc cung cấp bằng trong quá trình đánh giá. Tuy nhiên, tiêu chuẩn không yêu cầu để lại thông tin hay bằng chứng cho việc này. Nhưng đây là đầu vào của việc xem xét lãnh đạo mục 9.3, mà 9.3 lại yêu cảu để lại thông tin dạng văn bản nên tốt nhất bạn nên có văn bản rà soát bối cảnh định kỳ để phù hợp với yêu cầu.
Ngoài ra, các biên bản họp để xem xét những vấn đề liên quan đến các yếu tố bên ngoài và bên trong cũng là một bằng chứng tốt cho việc xem xét này.
Thuật ngữ “xem xét” cho thấy một yêu cầu xem xét lại một cách chính thức các thông tin nội bộ và bên ngoài. Việc xem xét có thể xảy ra trong quá trình xem xét của lãnh đạo, hoặc thông qua các quá trình khác. Trong cả hai trường hợp, tổ chức nên duy trì hồ sơ của tổng quan, bao gồm cả những người đã tham gia và những gì được xem xét và quyết định. Việc xem xét có thể phục vụ cho việc xác nhận rằng bối cảnh tổ chức không thay đổi hoặc có thay đổi nhưng tổ chức đã hành động kịp thời, hoặc nó có thể kích hoạt sự tái kiểm tra một cách đầy đủ về môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức. Sự khác biệt chính giữa thuật ngữ “Theo dõi” và “Xem xét” là: Theo dõi cho thấy một quá trình chính thức diễn ra liên tục; Xem xét ám chỉ một sự kiện được thực hiện mang tính định kỳ.
ISO 22000:2018 không quy định một tần suất cho xem xét lại môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức. Các câu hỏi cần được trả lời liên quan đến tần suất là, “Những yếu tố nào làm thay đổi mọi thứ xung quanh tổ chức?” Chúng ta sống trong một thế giới luôn bất ổn và không thể đoán trước được chính xác bất cứ điều gì, và môi trường cạnh tranh có thể thay đổi trong một vài ngày. Điều này là hợp lý để nói rằng phân tích các vấn đề bên ngoài và nội bộ nên thực hiện ít nhất mỗi năm một lần. Một số tổ chức có thể lựa chọn để làm điều đó thậm chí thường xuyên hơn, dựa trên những gì họ học hỏi được từ quá trình theo dõi và xem xét.
Khi xác định và xem xét bối cảnh tổ, tổ chức cần chú ý các vấn đề cần phải:
- Là một phần của kế hoạch chiến lược của tổ chức, do đó tổ chức phải xác định, hiểu và xem xét vấn đề bên ngoài và nội bộ của tổ chức và đồng thời xác định rủi ro và cơ hội của vấn đề như là một cơ sở cho kế hoạch thực hiện FSMS của tổ chức và đạt được sự cải thiện.
- Những vấn đề này phải:
- Có liên quan đến mục đích của tổ chức và định hướng chiến lược của tổ chức (về an toàn thực phẩm).
- Ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức để đạt được kết quả dự định của hệ thống FSMS.
- Chúng ta phải theo dõi và xem xét thông tin về những vấn đề bên ngoài và bên trong.
- Những vấn đề chúng ta xem xét có thể bao gồm các yếu tố và điều kiện tích cực và tiêu cực
- Để giúp hiểu:
+ Các bối cảnh bên ngoài, chúng ta có thể xem xét các vấn đề phát sinh từ môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế, cho dù đó là vấn đề quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương.
+ Các bối cảnh nội bộ, chúng ta có thể xem xét các vấn đề liên quan đến giá trị, văn hóa, kiến thức và hoạt động của tổ chức.
8. Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện, duy trì và đảm bảo rằng các chính sách và mục tiêu an toàn phù hợp với bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức.
9. Chúng ta phải giải quyết các rủi ro và cơ hội kết hợp với bối cảnh và mục tiêu của tổ chức.
——————————————-
P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em