Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức phải lựa chọn mức độ kiểm soát cho từng nhà cung cấp dựa trên mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp đó cung cấp. Nhưng hiện tại, các doanh nghiệp chủ yếu kiểm soát ở dạng đánh giá nhà cung cấp định kỳ hàng năm, điều này chưa phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn về kiểm soát nhà cung cấp bên ngoài.
Nhân tiện đây, tôi xin chia sẽ “quy trình quản lý nhà cung cấp” các bạn có thể tham khảo để hoàn thiện hệ thống ISO 9001 của doanh nghiệp bạn. Tuy quy trình này không đầy đủ và hoàn mỹ, tuy nhiên nó cũng thể hiện được rằng Doanh nghiệp của bạn đã lựa chọn mức độ kiểm soát nhà cung cấp theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP
- Mục đích
Quy định mức độ quản lý các nhà cung cấp nhằm đảm bảo quá trình mua hàng được kiểm soát một cách có hiệu lực.
- Phạm vi áp dụng
Áp dụng trong hoạt động mua hàng phụ vụ quá trình tạo sản phẩm.
Không áp dụng cho các hoạt động mua hàng ngoài quá trình tạo sản phẩm như mua VPP, đồng phục, …
- Trách nhiệm thực hiện
Bộ phận QA và bộ phận Mua Hàng chịu trách nhiệm thực hiện theo quy định của quy trình này;
Ban ISO chịu trách nhiệm giám sát thực hiện theo quy định của quy trình này.
- Tài liệu viện dẫn
TCVN ISO 9001:2015;
- Thuật ngữ và định nghĩa
- Nguyên liệu chính: là nguyên liệu trức tiếp cấu thành sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
- Phụ liệu: là vật liệu cấu thành nên sản phẩm nhưng không ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, ví dụ như bao bì chứa sản phẩm, chất phụ gia, …
- Vật tư không ảnh hưởng chất lượng: là những vật tư không ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chất lượng sản phẩm, ví dụ như mực in barcode, giấy in barcode, băng keo, …
- Nội dung quy trình
6.1 Mức độ kiểm soát nhà cung cấp:
Các nhà cung cấp của công ty được chia làm 4 mức độ kiểm soát: mức độ 1, mức độ 2, mức độ 3 và mức 4 (ngừng giao dịch).
a. Mức độ 1: là mức độ kiểm soát cao nhất cho các nhà cung cấp. Những nhà cung cấp mức độ 1 bao gồm:
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính cấu thành nên sản phẩm hoặc thực hiện 1 hay nhiều công đoạn gia công có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và có lịch sử giao dịch dưới 1 năm;
+ Nhà cung cấp cung cấp các nguyên liệu phụ, các quá trình phụ mà quá trình giao dịch phát sinh 2 lô hàng liên tiếp xuất hiện sự không phù hợp, hoặc số đơn hàng xuất hiện sự không phù hợp từ 5% trở lên.
+ Nhà cung cấp nguyên chính có kết quả đánh giá nhà cung cấp loại B, C.
+ Nhà cung cấp phụ liệu được đánh giá định kỳ loại C;
b. Mức độ 2: áp dụng mức độ kiểm soát trung bình cho các nhà cung cấp sử dụng.
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính có kết quả đánh giá định kỳ loại A và có lịch sử giao dịch từ 1 năm trở lên không phát sinh NC;
+ Các nhà cung cấp nguyên vật liệu phụ cho quá trình sản xuất không thuộc mức độ 1,
+ Các nhà cung cấp phụ liệu có kết quả đánh giá loại A, B.
+ Nhà cung cấp vật tư không ảnh hưởng chất lượng có kết quả đánh giá loại C;
c. Mức độ 3: áp dụng mức kiểm soát thấp cho các nhà cung cấp sử dụng.
+ Các nhà cung cấp vật tư không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ có kết quả đánh giá loại A và B,
+ Nhà cung cấp phụ liệu có kết quả đánh giá loại A và có lịch sử giao lịch từ 1 năm trở lên không phát sinh NC.
d. Ngừng giao dịch:
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính và phụ liệu có kết quả đánh giá 2 kỳ liên tiếp loại C.
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính và phụ liệu có 3 lần giao hàng hiên tiếp phát sinh NC;
+ Nhà cung cấp chính và phụ liệu có tỷ lệ lô hàng bị NC cả năm lớn hơn 10%.
– Những nhà cung cấp nguyên liệu chính hoặc phụ liệu thuộc đối tượng ngừng giao dịch muốn giao dịch lại phải thực hiện đánh giá tại nhà cung cấp (on site) và kết quả đánh giá này cho thấy nhà cung cấp sẵn sàng cung cấp sản phẩm có chất lượng theo yêu cầu. Đồng thời phải gửi mẫu kiểm tra trước khi xuất hàng 3 cho 3 đơn hàng liên tiếp sau đó.
6.2. Tiêu chí kiểm soát nhà cung cấp
|
Tiêu chí kiểm soát |
Mức độ kiểm soát 1 | Mức độ kiểm soát 2 | Mức độ kiểm soát 3 |
| Tiêu chí lấy mẫu kiểm tra | 5 % lô hàng | 1 % lô hàng | Không kiểm tra |
| Phân tích dữ liệu nhà cung cấp và đánh giá (off site) | 3 tháng 1 lần | 6 tháng 1 lần | 1 năm 1 lần |
| Đánh giá nhà cung cấp (on site) | Ít nhất 1 lần/1 năm | Không cần | Không cần |
————————————————
P/S Cám ơn bạn đã theo dõi trang website. Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!
Nguyễn Hoàng Em