Quản Trị 24h

Hướng dẫn đánh giá cho: NGUỒN LỰC của ủy ban TC 176 (ISO 9001)

ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on: RESOURCES Nhóm Thực hành Đánh giá ISO 9001 Hướng dẫn về: NGUỒN LỰC

Auditors should verify that the resources needed to implement, maintain and improve the quality management system are adequately managed. This means that appropriate resources are to be identified, planned, made available, used, monitored and changed as necessary by the organization.

It is recommended that the management of resources is not audited in isolation. Irrespective of the way the organization is structured and identifies its processes, auditors should be able to verify the adequacy and effective management of the resources to achieve planned results. It is important for auditors to verify whether the organization has evaluated past and present performance (e.g. using cost-benefit analysis, risk assessment) when deciding what resources are to be allocated.

Management of resources can be evaluated by interviews with top management and other responsible personnel, to check that suitable processes are in place. This needs, however, to be supported by objective evidence collected throughout the audit.

Evidence can be obtained at different stages of the audit – reviewing inputs, process performance and outputs. This has to be carried out when auditing all the processes and related system and process documentation, such as:-

•         management commitment and responsibilities;

•         management review process;

•         product realization processes, including the control of nonconforming products, corrective and preventive actions and continual improvement.

Auditors should avoid making subjective judgements on the adequacy of the resources allocated by the organization and should limit their role to the evaluation of the effectiveness of the resource management process.

Auditors should verify that the people, infrastructure and the environment for the operation of the processes are provided and maintained in a way that is consistent with the quality policy and objectives, as well as contributing to conformity to product or service requirements.

The auditing of “organizational knowledge” and “monitoring and measurement resources” are addressed in other relevant ISO 9001 Auditing Practices Group papers.

If it is found that effective management of resources has not been taken into consideration by the organization (which may result in not satisfying product or services related requirements), this should be treated as a nonconformity, the magnitude of which should be related to the associated risk.

Đánh giá viên phải xác minh rằng các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng được quản lý là đầy đủ. Điều này có nghĩa là các nguồn lực thích hợp phải được tổ chức xác định, lập kế hoạch, cung cấp, sử dụng, giám sát và thay đổi khi cần thiết.

Khuyến nghị rằng việc quản lý các nguồn lực không được đánh giá một cách riêng lẻ. Bất kể cách thức tổ chức được cấu trúc và xác định các quá trình của nó, đánh giá viên phải có khả năng xác minh tính đầy đủ và quản lý hiệu quả các nguồn lực để đạt được kết quả theo kế hoạch. Điều quan trọng là đánh giá viên phải xác minh xem tổ chức đã đánh giá kết quả hoạt động trong quá khứ và hiện tại (ví dụ: sử dụng phân tích chi phí – lợi ích, đánh giá rủi ro) khi quyết định nguồn lực nào sẽ được phân bổ.

Việc quản lý các nguồn lực có thể được đánh giá bằng các cuộc phỏng vấn với lãnh đạo cao nhất và các nhân viên có trách nhiệm khác, để kiểm tra xem có các quá trình phù hợp hay không. Tuy nhiên, điều này cần được hỗ trợ bởi các bằng chứng khách quan được thu thập trong suốt cuộc đánh giá.

Bằng chứng có thể được thu thập ở các giai đoạn khác nhau của cuộc đánh giá – xem xét các yếu tố đầu vào, việc thực hiện quá trình và kết quả đầu ra. Điều này phải được thực hiện khi đánh giá tất cả các quá trình và tài liệu hệ thống và quá trình liên quan, chẳng hạn như: –

•         cam kết và trách nhiệm quản lý;

•         quá trình xem xét quản lý;

•         các quá trình hiện thực hóa sản phẩm, bao gồm việc kiểm soát các sản phẩm không phù hợp, các hành động khắc phục và phòng ngừa và cải tiến liên tục.

Đánh giá viên cần tránh đưa ra các xét đoán chủ quan về sự đầy đủ của các nguồn lực do tổ chức phân bổ và nên hạn chế vai trò của họ đối với việc đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản lý nguồn lực.

Đánh giá viên cần xác minh rằng con người, cơ sở hạ tầng và môi trường cho hoạt động của các quá trình được cung cấp và duy trì theo cách phù hợp với chính sách và mục tiêu chất lượng, cũng như góp phần vào sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ.

Việc đánh giá “kiến thức về tổ chức” và “các nguồn lực theo dõi và đo lường” được đề cập trong các bài báo của Nhóm Thực hành Đánh giá ISO 9001 có liên quan.

Nếu tổ chức nhận thấy rằng việc quản lý hiệu quả các nguồn lực chưa được tổ chức xem xét (có thể dẫn đến việc không đáp ứng các yêu cầu liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ), thì điều này phải được coi là sự không phù hợp, mức độ của nó phải liên quan đến rủi ro.

 

Biên Dịch: Nguyễn Hoàng Em

Link: https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditing-practices-group.html